Система ОРД. Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы. - Информационно-справочные документы, их назначение и основные виды

Информационно-справочные документы, их назначение и основные виды.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными.

Информационно-справочные – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Виды информационно-справочных документов:

1) справка;

2) докладная записка;

3) объяснительная записка;

4) протокол;

5) акт;

6) письма;

7) телеграмма, телефонограмма.

Одним из видов информационно-справочных документов является акт.

Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий.

Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.

Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно-ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом.

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.

Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.

В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.

Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются.

Акты составляются на общем бланке.

Формуляр акта состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование структурного подразделения;

4) наименование вида документа;

5) дата, номер;

6) место издания;

7) заголовок;

8) текст;

9) приложения;

10) подписи (членов комиссии);

11) гриф утверждения, согласования.

Реквизиты отделяются друг от друга 1,5 - 3 интервалами.

Следующий вид информационно-справочного документа - протокол.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.

Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.

Постоянная - слова “Председатель”, “Секретарь”, “Присутствовали”. Пишутся от начала левого поля.

Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) - по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания.

Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения.

После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

Завершающая часть текста протокола - постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись.

Датой протокола является дата проведения заседания.

Формуляр протокола состоит из реквизитов:

1) наименование организации или ведомства (если есть);

2) НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ- крупно;

3) наименование структурного подразделения(если есть);

4) наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;

5) дата заседания, номер (в течение календарного года);

6) место составления (город);

7) заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);

8) текст вводной и основной части;

9) подписи;

10) гриф утверждения, согласования (если нужно). (См. приложения 11, 12).

Следующий вид информационно-справочного документа - докладная записка.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

По содержанию докладные записки бывают:

информационные;

отчетные (по результатам командировки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние.

Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.

Датой записки является дата её подписания.

Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение.

Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно.

Текст докладной записки делится на две части:

1) изложение фактов, послуживших причиной её составления;

2) выводы, предложения организации или должностного лица.

Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:

1) наименование структурного подразделения(если есть);

2) наименование вида документа - докладная записка;

3) дата, номер;

4) адресат;

5) заголовок;

6) текст;

7) приложения;

8) подпись. (См. приложение 13).

Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование структурного подразделения (если есть);

4) наименование вида документа - докладная записка;

5) дата, номер;

6) место издания;

7) адресат;

8) заголовок;

9) текст;

10) приложения;

11) подпись.

Следующий вид информационно-справочного документа - объяснительная записка.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках.

Подписывает их руководитель.

Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями.

Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование структурного подразделения (если есть);

4) наименование вида документа;

5) дата, номер;

6) место издания;

7) адресат;

8) заголовок;

9) текст;

10) подпись. (См. приложение 14).

Следующий вид информационно-справочного документа - справка.

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.

Текст справки состоит из двух частей:

в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания;

во второй - приводятся конкретные данные.

Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки.

В справке фиксируют сведения определенного периода времени.

Датой справки является дата её подписания.

Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д.

При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй - подшивается в дело.

Формуляр справки состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование структурного подразделения (если есть);

4) наименование вида документа;

5) дата, номер;

6) место издания;

7) адресат;

8) заголовок;

9) текст;

10) подпись;

11) печать.

Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица - учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения. (См. приложения 15, 16).

Следующий вид информационно-справочного документа - доклад.

Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководите­лем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации.

Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления.

Цели доклада: информирование и убеждение.

Элементы доклада:

вступление (показ целей и назначения доклада);

основная часть - изложение основных фактов;

выводы (в виде положений);

рекомендации.

Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

Следующий вид информационно-справочного документа - телеграмма.

Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу.

Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.

В первой части телеграммы указываются:

отметка о категории телеграммы;

адресат;

текст;

фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму.

Во второй части телеграммы - под чертой - указываются:

адрес и наименование организации - отправителя телеграммы;

наименование должности;

подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;

печать;

дата. (См. приложение 17).

Следующий вид информационно-справочного документа - телефонограмма.

Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону.

Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.

При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:

передавать только краткую, срочную информацию;

проверять правильность записи обратной связью;

текст - не более 50 слов;

не использовать трудно выговариваемые и редкие слова;

записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы.

Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации-отправителя;

3) наименование вида документа;

4) дата, номер;

5) место составления;

6) адресат;

7) заголовок;

8) текст;

9) подпись;

10) должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;

11) должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема. (См. приложение 17).

Самым значительным видом информационно-справочных документов являются деловые письма.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.

Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.

Виды служебных писем:

1) письмо - просьба;

2) письмо - предложение;

3) письмо - претензия;

4) письмо - запрос;

5) письмо - извещение;

6) информационное письмо;

7) письмо - отказ;

8) письмо - напоминание;

9) сопроводительное письмо и т.д.

Формуляр письма состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование структурного подразделения (если есть);

4) адрес организации (почтовый, телеграфный);

5) номер телефона, факса, телетайпа;

6) номер счета в банке;

7) дата, номер;

8) ссылка на индекс и дату входящего документа;

9) адресат;

10) заголовок;

11) текст;

12) приложения;

13) подпись;

14) печать;

15) фамилия и телефон исполнителя;

16) гриф ограничения доступа.

Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность.

Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания.

В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.

А теперь рассмотрим отдельные виды писем.

Сопроводительное письмо - документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей.

Оно составляется лишь в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинается словами: НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ.

Например:

НАПРАВЛЯЕМ НА УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОГРАММУ.

Письмо-приглашение - документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д.

Письмо-приглашение может содержать:

полную повестку дня мероприятия;

фамилии докладчиков по вопросам повестки дня;

фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;

способ проезда и другую информацию.

Например:

ПРИГЛАШАЕМ ВАС НА ЗАСЕДАНИЕ ...

Информационное письмо - документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция.

Рекламное письмо - документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров.

Цель письма - побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.

Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию.

Письмо-извещение - документ, являющийся ответом на запрос.

Письмо-извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: “Ставим Вас в известность...”.

Письмо-подтверждение - документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия.

Направление письма-подтверждения относится к обязательной части деловых отношений.

Письмо-подтверждение начинается словами: ПОДТВЕРЖДАЕМ УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ ...

Письмо-напоминание - документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия. (См. приложение 18).

Письмо-напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.

Например:

НАПОМИНАЕМ, ЧТО СРОК АРЕНДЫ ЗАЛА ИСТЕКАЕТ 16.02.98.

Гарантийное письмо - документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.).

В гарантийном письме организация-адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку.

Например:

ПРОСИМ ИЗГОТОВИТЬ И ВЫСЛАТЬ КОМПЛЕКТ МЕБЕЛИ. ОПЛАТУ ГАРАНТИРУЕМ.

Такие письма подписывает директор и главный бухгалтер предприятия. (См. приложение 19).

Письмо-претензия - документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований.

Письмо-претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером.

Пример письма-претензии см. в приложении 20.

Письмо-ответ - документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа.

Ответа требуют письма-запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии.

Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу:

принятие предложения;

отказ от предложения;

выполнение просьбы;

ответ на запрос.

Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме.

Отказ должен быть убедительно аргументирован.

Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру.

Структура письма иностранному партнеру:

1) эмблема и наименование фирмы (возможно указание рода деятельности);

2) адрес фирмы (почтовый, телеграфный, номера телефона(ов), факса, название банка, адреса представительств и филиалов);

3) номер документа в цифровой или буквенной форме;

4) дата в буквенно-цифровой форме;

5) адрес получателя;

6) вступительное обращение;

7) заголовок;

8) текст;

9) заключительная формула вежливости;

10) личная подпись автора письма;

11) ниже подписи - её расшифровка;

12) на следующей строке - должность лица, подписавшего документ.

Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи.

Факс всегда будет являться копией переданного документа.

Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма.

Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются:

указание (код) отправителя;

дата и время передачи;

длительность передачи;

номер телефакса, с которого передана информация;

количество страниц.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного пользования, их необходимо скопировать, так как факсовая бумага недолговечна.

В дорогих факсимильных аппаратах при использовании обычной бумаги копирование не обязательно. (См. приложение 21).

Модем - средство передачи информации с помощью электронной почты между двумя адресатами - пользователями ПК.

Документы, полученные с помощью модема, всегда будут являться копией переданного документа.



Оглавление
Система ОРД. Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы.
Объект и предмет делопроизводства.
История развития служб документации в России
Нормативные документы по документационному обеспечению управления (ЕГСД, инструкции, ГОСТы)
Документы и их классификация
Система организационно-распорядительной документации.
Правила оформления реквизитов документов
Требования к бланкам документов
Организационные документы, их назначение и основные виды
Распорядительные документы, их назначение и основные виды
Информационно-справочные документы, их назначение и основные виды
Все страницы