Система ОРД. Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы. - Нормативные документы по документационному обеспечению управления (ЕГСД, инструкции, ГОСТы)

Нормативные документы по документационному обеспечению управления (ЕГСД, инструкции, ГОСТы).

Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, положениями об учреждениях, основными положениями ЕГСДОУ, правилами и указаниями Архивного управления.

Создание ЕГСД было вызвано потребностями совершенствования управленческого труда и работы с документами, поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления является одной из существенных форм его работы.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) - комп­лекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях. Внедрение основных положений ЕГСД в практику работы учреждений, хотя она не имела юридической силы нормативного документа, позволило в 1974 -1997 гг. усовершенствовать на единой основе документирование управленческой деятельности, создать условия для разработки основ информационного обеспечения автоматизи­рованных систем управления (АСУ) и их отдельных подсистем.

Учреждения, работающие в отраслях производства, имеют значительные различия и специфические особенности, требующие специальной регламен­тации. Министерства и ведомства разрабатывают на основе нормативных документов инструкцию по документированию управленческой деятельности для учреждений своей отрасли или типовые инструкции для подведомственных однотипных учреждений, на основе которых разрабатываются индивидуальные инструкции применительно к условиям конкретного учреждения.

Инструкция по документированию управленческой деятельности – это нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики его деятельности.

Стандартизация - это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве на пользу и при участии всех заинтересованных сторон. Стандартизация основывается на результатах науки, техники и практического опыта. Она определяет не только основу настоящего развития, но также и будущего.

В 1970 г. был введен в действие ГОСТ 16.48.7-70 ”Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, включивший определения 18 терминов (документ, подлинник документа, черновик документа, копия, выписка из документа, формуляр, реквизит, делопроизводство, документиро­вание, документооборот и др.). Стандарт установил единую терминологию и ее обязательность для применения в документации всех видов. Благодаря этому стандарту специалисты получили единый терминологический язык, толкование тех или иных понятий стало однозначным, так как применение терминов-синонимов запрещалось. В 1975 г. был утвержден ГОСТ 6.10.2-75 “Унифицированные системы документации. Термины и определения”, включавший определения уже 129 терминов.

С 1 января 1983 г. введен в действие ГОСТ 6.10.2-83 “Унифицированные системы документации. Термины и определения” взамен ГОСТа 6.10.2-75. Причем в документе оговорено, что его следует применять совместно с ГОСТом 16.48.7-70. Приведем некоторые из этих определений.

Система документации - совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности.

Унифицированная система документации (УСД) - система документа­ции, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированный документ - документ, созданный по унифицирован­ной форме, оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу.

Унифицированная форма - это совокупность реквизитов, установлен­ных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и зафиксированных в определенном порядке на носителе информации.

Первичный документ - документ, содержащий исходную информацию.



Оглавление
Система ОРД. Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы.
Объект и предмет делопроизводства.
История развития служб документации в России
Нормативные документы по документационному обеспечению управления (ЕГСД, инструкции, ГОСТы)
Документы и их классификация
Система организационно-распорядительной документации.
Правила оформления реквизитов документов
Требования к бланкам документов
Организационные документы, их назначение и основные виды
Распорядительные документы, их назначение и основные виды
Информационно-справочные документы, их назначение и основные виды
Все страницы