Система ОРД. Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы. - Распорядительные документы, их назначение и основные виды

Распорядительные документы, их назначение и основные виды.

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.

Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам:

1) организационным;

2) планирования производства;

3) строительства, материально-технического снабжения;

4) сбыта;

5) финансов и кредита;

6) труда и заработной платы.

Это, конечно, не все вопросы, по которым необходимо создавать распорядительные документы, но они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для обязательного издания распорядительных документов.

Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

Основными видами распорядительных документов являются: постановление; указание; приказ; решение; распоряжение.

Эти виды будут рассмотрены ниже.

Схема подготовки распорядительных документов следующая:

1) всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;

2) согласование текста и его подписание;

3) обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Проект распорядительных документов может быть подготовлен отдельными специалистами или структурными подразделениями.

Основным распорядительным документом является приказ.

Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Приказами оформляются:

1) порядок деятельности предприятия;

2) решения и поручения по организации работы;

3) организационные мероприятия;

4) итоги работы;

5) результаты ревизии.

Приказы издаются только при необходимости.

Изменения, дополнения, отмена приказов производятся только приказами.

Подготовка проектов приказов включает следующие стадии:

1) изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия;

2) подготовку текста документа;

3) согласование текста документа;

4) подписание приказа;

5) доведение до сведения исполнителей.

Подготовка приказа поручается структурному подразделению, группе специалистов, отдельному должностному лицу.

Текст приказа состоит из двух частей:

1) констатирующей, в которой излагаются факты, раскрываются причины, цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа был взят документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер и заглавие;

2) распорядительной.

Распорядительная часть текста приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ и пишется от нулевого положения табулятора. Текст делится на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, или организация) - действие - срок. Последний пункт приказа формулируется таким образом: контроль за исполнением приказа возложить на: наименование должности, инициалы и фамилия. Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле опускается.

Дата приказа - это дата его подписания, начала его действия.

Подписывает приказ руководитель организации.

Внесение изменений и дополнений в подписанный приказ не допускается без разрешения подписавшего документ.

К проекту приказа составляется список рассылки подразделениям, должностным лицам, которых касается приказ.

Проект приказа до подписания визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, которые отвечают за его исполнение, юристом.

Может осуществляться и внешнее согласование с другими организация­ми, если приказ затрагивает их интересы. Согласование оформляется грифом “Согласование”.

Реквизиты приказа:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование вида документа - ПРИКАЗ;

4) дата, номер;

5) место составления;

6) заголовок;

7) текст;

8) подпись;

9) визы согласования. (См. приложение 7).

С приказов для удобства пользования внутри организации делаются копии и выписки.

Выписка из приказа - копия основной части текста документа, которая необходима для работы.

Констатирующая часть текста пишется полностью.

Реквизиты выписки из приказа:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;

4) дата, номер (те же, что и у приказа);

5) место составления;

6) заголовок;

7) часть текста;

8) подпись (кроме личной подписи);

9) заверительная надпись (отделяется от подписи 2-3 интервалами).

Приказы оформляются на общих бланках.

Следующим видом распорядительного документа является распоряжение.

Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован.

Их издают предприятия, организации, правительства, администрации районов и т.д.

Выделяют следующие виды распоряжений:

длительного действия;

касающиеся конкретного вопроса.

Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть.

Констатирующая часть текста распоряжения - часть, в которой указываются цели и причины распоряжения. В ней целесообразно использовать следующие формулировки: “В соответствии”, “В связи”, “В целях”.

Распорядительная часть текста распоряжения начинается словом ОБЯЗЫВАЮ, в ней указываются предписываемые действия.

Формуляр распоряжения состоит из реквизитов:

1) наименование организации;

2) наименование вида документа;

3) дата, номер;

4) место издания;

5) заголовок;

6) текст;

7) подпись;

8) отметка о согласовании.

Текст оформляется на бланке формата А4.

Проект распоряжения согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами.

Исполнителями распоряжения могут быть учреждения, структурные подразделения, должностные лица. (См. приложение 8).

Еще один вид распорядительного документа - указание.

Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно-методического характера.

К вопросам организационно-методического характера относятся следующие:

а) организация исполнения приказов;

б) организация исполнения инструкций.

Право издания указания в организациях предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей; распорядительной.

Констатирующая часть текста указания раскрывает причины издания доку­мента и начинается: “Во исполнение ...”, “В целях...”, “В соответствии ...”.

Распорядительная часть текста указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ - действие - срок исполнения.

В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо.

Датой указания является дата его подписания.

Указание оформляется на бланке формата А4.

Формуляр указания состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование вида документа;

4) дата, номер;

5) место издания;

6) заголовок;

7) текст;

8) подпись;

9) отметка о согласовании. (См. приложение 9).

Следующий вид распорядительного документа - решение.

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимаю­щего решение, затем - слово РЕШИЛ на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже - действие - срок исполнения.

Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Формуляр решения состоит из реквизитов:

1) название организации;

2) наименование вида документа;

3) дата, номер;

4) место издания;

5) заголовок;

6) текст;

7) подписи (председатель, секретарь);

8) визы. (См. приложение 10).

Следующий вид распорядительного документа - постановление.

Постановление издается высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти.



Оглавление
Система ОРД. Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы.
Объект и предмет делопроизводства.
История развития служб документации в России
Нормативные документы по документационному обеспечению управления (ЕГСД, инструкции, ГОСТы)
Документы и их классификация
Система организационно-распорядительной документации.
Правила оформления реквизитов документов
Требования к бланкам документов
Организационные документы, их назначение и основные виды
Распорядительные документы, их назначение и основные виды
Информационно-справочные документы, их назначение и основные виды
Все страницы