Организация работы с документами. Делопроизводство на компьютере - Документооборот на компьютере

Документооборот на компьютере.

Традиционный способ регистрации документов - запись данных о документе в журнал.

Коренные изменения происходят сегодня в процедуре получения и отправки документов. Если еще недавно основным средством сообщения была почта, то сегодня с распространением факсимильных аппаратов и факс-модемных устройств для компьютеров документ может быть отправлен и получен везде, где есть телефонная розетка.

С возможностями факсимильного аппарата сейчас все хорошо знакомы. Остановимся на отличиях при использовании факс-модемной платы компьютера. Факс-модем, как видно из названия, сочетает в себе функции двух устройств: факса и модема (возможно наличие функции приема-передачи речевых сообщений). Факсимильная часть осуществляет прием сообщений от факсимильных аппаратов на компьютер и передачу сообщений с компьютера на факсимильные аппараты. Особенностью является получение факсимильного сообщения непосредственно в компьютер. В дальнейшем оно может быть распечатано, передано на другие компьютеры, использовано для подготовки ответного сообщения. Отправка факсов может осуществляться как путем сканирования имеющегося документа, так и путем подготовки текста документа непосредственно на компьютере, что исключает необходимость создания бумажного документа. Компьютер позволяет осуществлять отправку факсов в заданное время, а также рассылку циркулярных факсов по списку адресов аналогично рассматривавшейся подготовке циркулярных писем (см. юниту 1).

Слово факсимильный происходит от слова факсимиле - точное воспроизведение каким-либо способом рукописи документа, чьей-либо подписи. Факсимильный аппарат позволяет передавать и получать факсимильные материалы с помощью телефонной линии. Он сканирует лист бумаги и кодирует изображение так, чтобы его можно было переслать. Факсимильный аппарат на другом конце провода принимает этот код, преобразует его и затем печатает точную копию первоначального листа (Bryan Pfaffenberger, David Wall. Толковый словарь по компьютерным технологиям и Internet. Киев, 1996, с. 142).

Модем (модулятор-демодулятор) — устройство, позволяющее соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям. При помощи модема возможно передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и подключаться к международной сети Internet, дающей доступ к огромному объёму всевозможной информации.

Одно из основных преимуществ передачи документа непосредственно с компьютера на компьютер - это возможность получить документ в том виде, в котором он был подготовлен, с включенными в него таблицами, графиками, изображениями и т.п. Сведения из такого документа легко могут быть включены в другие документы. Он может передаваться по сети внутри учреждения.

Современные факсимильные аппараты, печатающие на обычной бумаге, как правило, имеют возможность подключения к компьютеру. Поскольку любой факс имеет сканирующее устройство для считывания изображений документов, печатающее устройство и устройство приёма/передачи данных по телефонной линии, то подключение факсимильного аппарата к компьютеру реализует функции сканера, принтера и факс-модема. Если же используется факс-модем, то для передачи в виде факсимильных сообщений традиционных бумажных документов необходимо использовать сканирующее устройство.

Для поступающих на компьютер факсов рекомендуется установить специально выделенную папку (каталог). С установленной периодичностью (в зависимости от объема получаемой корреспонденции) записанные на жёсткий диск компьютера изображения полученных факсов просматриваются, о факсах, пришедших неполностью или содержащих нечитаемые куски текста, сообщается отправителю для повторного получения, ненужные факсы рекламного характера после ознакомления уничтожаются без вывода на печать. Остальные факсы регистрируются, после чего или распечатываются, или направляются получателю по локальной сети.

Факсимильные сообщения поступают в компьютер в виде графического изображения страниц. Обычно факсы, с которыми предполагается дальнейшая работа, преобразуются с помощью программ OCR в текстовые документы, которые занимают гораздо меньше места в памяти компьютера и позволяют работать с ними как с обычными документами, созданными на компьютере.

При распознавании и переводе факса в текстовый формат теряются графические особенности документа - подписи, резолюции, печати и т.п. Однако поскольку в большинстве случаев факсимильное сообщение не имеет юридической силы ввиду незащищенности от фальсификации, постольку задача сохранения графических особенностей факса и не ставится. В тех редких случаях, когда это тем не менее актуально, факс распечатывается или хранится в памяти компьютера в распространённом графическом формате или в формате поступившего факсимильного сообщения.

Электронная почта сочетает в себе ряд преимуществ традиционной почты и факсимильных сообщений. Так же, как и традиционная почта, электронная опирается на сеть своеобразных «почтовых отделений», осуществляющих передачу сообщения. Так же, как и традиционная, электронная почта отличается низкими расценками, фиксированными для внутренних и международных сообщений. Однако в отличие от традиционной электронная почта гарантирует доставку сообщения в срок от нескольких часов до суток. По сравнению с факсом электронная почта не так оперативна, но поскольку для передачи сообщения необходимо соединиться лишь с ближайшим «почтовым отделением» , а затем информация передается в сжатом виде по специально выделенным каналам, то процесс передачи происходит гораздо легче, чем передача факса в другой город или тем более в другую страну и, что немаловажно, гораздо дешевле и с высоким качеством. Это особенно актуально в условиях плохого качества линий связи, когда передача факса в другой город требует упорного дозванивания и не гарантирует читабельности полученного документа. С развитием технологий связи получила распространение передача не только текстовых сообщений, но и фотографий, звуковых посланий и даже видеосообщений и проведение видеоконференций. Некоторые модели компьютеров уже стандартно поставляются с миниатюрной видеокамерой, укреплённой на мониторе. Более низкая стоимость связи по сравнению с расценками на международные разговоры привела в последнее время к массовому использованию электронной связи вместо телефона.

Наиболее популярная возможность компьютера с факс-модемом -доступ к Internet. Почти ежедневно в прессе появляются статьи о тех или иных возможностях использования Internet. Главное - это возможности коммуникации и доступа к базам данных.

Использование факсимильных аппаратов и факс-модемов структурными подразделениями может привести к децентрализации приёма-передачи документов, результатом чего становится потеря контроля за документооборотом в организации. В быстроразвивающихся фирмах с растущим количеством структурных подразделений это зачастую приводит к чрезмерной автономности подразделений и потере контроля за их деятельностью. Решением этой проблемы являются системы регистрации и контроля.

Нормальная работа подразделения, департамента, фирмы возможна только тогда, когда необходимая информация, любой документ могут быть быстро найдены. Ни один требующий ответа документ не должен остаться без исполнения, ни одно поручение руководителя не должно быть забыто. Это может быть достигнуто только учетом всех документов путем их регистрации и организацией контроля за их исполнением.

Регистрация документов определяется ГОСТом как «фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них ».

До начала 1970-х годов в учреждениях регистрация осуществлялась путем записи сведений о документе в специальный журнал. Такая система приводила к многократной регистрации документа в различных структурных подразделениях; для того, чтобы найти сведения о документе, надо было или просматривать весь журнал, или знать, когда этот документ был получен или отправлен.

На смену журнальной пришла карточная система регистрации. При этом на каждый документ под копирку заполнялось от 2 до 5 экземпляров регистрационной карточки. В информационно-справочной картотеке карточки располагают по алфавиту корреспондентов либо по вопросам деятельности, либо по какому-нибудь другому используемому в организации поисковому признаку (например, географическому). Эта картотека позволяет уже быстрее находить нужные документы. А для документов, находящихся на контроле, создается контрольная картотека, в которой карточки расположены по срокам исполнения документов. Такая система более удобна чем журнальная и до сих пор еще используется в учреждениях, но её недостатком является необходимость ведения сразу нескольких картотек, которые при большом документообороте требуют значительных площадей для своего размещения и составления их в требуемом количестве экземпляров. Ручные картотеки имеют и ограниченные возможности поиска документов.

Компьютерные технологии позволяют использовать электронный вариант картотек - базы данных.

В простейшем варианте база данных - это та же картотека, только находящаяся в памяти компьютера и позволяющая искать документ или группу документов по любому поисковому признаку, заложенному при регистрации: автору документа, исполнителю, теме, дате получения или составления документа, его номеру и т.п.

В нормативно -методической литературе основным принципом организации регистрации документов всегда считалась однократность, которая достигалась только путем централизованной обработки и регистрации документов в канцелярии и заполнении нескольких карточек под копирку. Сегодня при наличии локальной сети, объединяющей компьютеры организации, регистрация может вестись децентрализовано по месту получения (отправки) документов с передачей информации о регистрируемых документах в центральную базу данных. Это особенно актуально, когда документы зачастую поступают и отправляются по факсимильной связи или электронной почте непосредственно из подразделений.

Регистрация проводится путем заполнения регистрационной карточки на экране компьютера и перенесения регистрационного номера на сам документ в штамп с отметкой о получении документа.

Существует целый ряд готовых программ, предназначенных для регистрации документов и осуществления контроля исполнения и работающих как в DOS, так и в Windows и Windows 95. Однако для крупных организаций, особенно применяющих децентрализованную регистрацию с использованием локальной сети, система регистрации может быть достаточно легко разработана в индивидуальном порядке на базе программ - систем управления базами данных (СУБД) типа MS Access (Microsoft Access 7.0 for Windows 95, последняя версия -Microsoft Access 97 для Windows 95/NT).

При внедрении автоматизированной системы регистрации и контроля можно столкнуться с сопротивлением сотрудников организации, недовольных усилением контроля за своей деятельностью и дополнительными трудозатратами на регистрацию документов. Однако уже через несколько месяцев после внедрения автоматизированной системы регистрации сокращается время на поиск документов и значительно улучшается исполнительская дисциплина в организации, предприятии, фирме. Особенно заметный эффект внедрение системы дает в небольших, но быстро растущих фирмах, которые чаще всего сталкиваются с проблемами организации документооборота и управления в целом.

Регистрируются документы, поступающие в организацию, отправляемые из нее и внутренние документы.

В крупных организациях с большим документооборотом регистрацией занимается группа регистрации службы ДОУ или специально выделенный сотрудник. В небольших фирмах эту работу выполняет секретарь (секретарь-референт). В этом случае автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения могут функционировать на локальном компьютере секретаря в составе одной СУБД (системы управления базами данных), позволяющей интегрировать базу данных о документах фирмы с базами данных по кадрам, по адресам и телефонам организаций (клиентов, партнеров и т.п.) и номенклатурой дел организации.

Принимаются и регистрируются документы, поступающие в организацию, фирму по почте, через курьерские службы, по факсу, электронной почте. Поэтому факс, осуществляющий прием документов, поступающих на имя организации, целесообразно устанавливать рядом с рабочим местом сотрудника, регистрирующего поступающую корреспонденцию.

При получении документов:

1) проверяется правильность доставки корреспонденции. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается;

2) конверты вскрываются, за исключением конвертов с надписью “лично”;

3) проверяется наличие всех листов документа и приложений;

4) при получении факсов проверяется качество текста. В случае получения факса с нечитаемыми фрагментами текста об этом сообщается отправителю для повторной передачи документа. На всех документах проставляется отметка о получении (штамп), содержащая следующие реквизиты:

название организации (чаще всего сокращенное, в виде аббревиатуры типа РГГУ, МФСЭПИ, Б-ца № 5 и т.п.);

дата получения документа;

валовый порядковый номер.

Валовая нумерация позволяет определить общее количество документов, поступающих в организацию в течение года. В штампе может быть сразу же предусмотрено место для регистрационного номера, который переносится на документ при регистрации. Пример штампа:


АО «Дионис»

00.00.96 рег.№ __________


Поступившие документы разделяются на требующие регистрации и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы определяются по перечню документов, не подлежащих регистрации, который должен быть составлен в каждой организации. К ним могут относиться:

1) рекламные извещения, плакаты, листовки;

2) прейскуранты (прайс-листы);

3) поздравительные письма, телеграммы;

4) приглашения, программы семинаров, совещаний, конференций;

5) печатные издания (книги, журналы);

6) пакеты с пометкой “Лично”;

7) копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

8) документы и информативные материалы, присланные для сведения.

Нерегистрируемые документы сразу передаются по назначению. Входящие документы регистрируются в день поступления. Исходящие и внутренние - в день подписания.

Регистрация может производиться централизованно: в канцелярии в группе регистрации или в небольшой организации - секретарем-референтом. В больших организациях департаменты (управления, отделы) часто получают и отправляют документы самостоятельно. В этом случае регистрация ведется самостоятельно в подразделениях. Недостатками децентрализованной регистрации до недавнего времени были сложность получения сведений о документообороте организации в целом и необходимость многократной регистрации при передаче документа из подразделения в подразделение. При наличии компьютерной сети эта проблема снимается.

Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку должны быть включены следующие сведения:

1) дата получения (регистрации) документа;

2) номер регистрируемого документа по порядку (регистрационный номер);

3) корреспондент;

4) дата документа;

5) номер документа;

6) краткое содержание;

7) автор резолюции;

8) текст резолюции;

9) исполнители;

10) срок исполнения (когда документ должен быть исполнен);

11) ход исполнения;

12) дата исполнения (когда документ фактически был исполнен);

13) № дела (в которое подшит исполненный документ);

Для удобства поиска документов, статистического учёта в регистрационную карточку могут быть добавлены:

1) название структурного подразделения;

2) количество листов в документе;

3) количество листов приложений;

4) вид документа (приказ, акт, договор и т.п.);

5) связанные документы.


В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каждой организацией в соответствии с её спецификой.

Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, так же как и заполнение регистрационной карточки на экране компьютера, имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой.

Принцип работы электронной картотеки (базы данных) - в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных.

Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.

Форма регистрационной карточки, как правило, содержит как поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), поля, сведения, в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа) и поля, сведения, в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе. В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля: «вид документа», так как количество видов документов ограничено; «автор резолюции» - список руководящих лиц организации; «структурное подразделение» - список структурных подразделений; «исполнители» — как правило, это поле состоит из двух частей — названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректироваться при кадровых изменениях;

«дело №» связан с номенклатурой дел организации, «связанные документы» — в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Примерная форма регистрационной карточки для входящих документов:

заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки. Отличие состоит в том, что поля, содержащие повторяющиеся показатели (вид документа, автор резолюции, исполнитель, подразделение -получатель документа, корреспондент/автор документа), не заполняются каждый раз вручную, а их значение может выбираться из открывающегося списка. При регистрации поступившего документа заполняются следующие поля:

дата получения документа. Поскольку регистрация входящих документов проводится в день получения, то в этом поле автоматически проставляется текущая дата;

регистрационный № документа - содержит валовый порядковый номер регистрируемого документа. Номер из этого поля переносится на поступивший документ в регистрационный штамп;

название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации);

корреспондент - в этом поле указывается название организации, приславшей документ;

дата документа (вводится дата, указанная на документе). Номер документа (вводится буквенно-цифровой номер, указанный на поступившем документе);

количество листов (страниц) документа.

При наличии приложений заполняется поле “количество листов приложений”, если приложений нет, количество листов приложений = 0. Вид полученного документа;

краткое содержание - в этом поле переносится заголовок документа или указывается его краткое содержание (действие + предмет), например: приглашение на конференцию, поставка угля, закупка сахара, оплата контракта переработка нефти и т.п. Как правило, предлоги и союзы опускаются, если это не ведет к искажению смысла.

Дальнейшие действия зависят от принятой в организации схемы обработки документов. Зачастую вся поступившая корреспонденция передается руководителю, который проставляет резолюции с указанием конкретных исполнителей по каждому документу. При оптимальной постановке работы в организации, фирме руководителю докладывается минимум наиболее важных документов, а остальная корреспонденция распределяется по подразделениям и сотрудникам в соответствии с их обязанностями внутри фирмы. Соответственно либо сведения о подразделении-получателе и конкретном исполнителе сразу вносятся в регистрационную карточку, и документ передается по назначению, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведения: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения.

Карточка должна иметь раздел (вложенную форму) «Сведения о движении документа», в котором отражается передача документа руководителю для написания резолюции и дальнейшее движение документа от исполнителя к исполнителю.

Поле «состояние документа» отражает стадию работы с ним и может принимать следующие значения:

1) поступивший документ регистрируется и передается руководителю для рассмотрения и проставления резолюции - значение “передан руководству”;

2) после рассмотрения руководителем в регистрационную карточку вводятся сведения о резолюции и назначенном исполнителе - значение “на исполнении”;

3) поступивший документ регистрируется и сразу передается непосредственному исполнителю — значение “на исполнении”;

4) если в ходе исполнения документ может быть временно передан внешней организации, предусматривается значение “у внешней организации”;

5) документ исполнен - значение “исполнен”.

В поле “исполнитель” указывается, кому передается документ. Если в резолюции указаны несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым и этот исполнитель первым заносится в список исполнителей в регистрационную форму либо указывается в отдельной графе «ответственный исполнитель».

Если документ временно передан внешней организации, за своевременное возвращение документа отвечает лицо, указанное в текущем поле “исполнитель”.

В поле “срок исполнения (контрольная дата)” проставляется дата, к которой документ должен быть исполнен. Если срок исполнения указан в самом поступившем документе, то дата берется из документа, если нет - поле заполняется на основании срока исполнения, указанного в резолюции руководителя. Если срок исполнения в резолюции тоже не указан, он устанавливается на основании типовых сроков исполнения на аналогичные документы в организации (типовые сроки исполнения документов обычно даются в инструкции по делопроизводству данной организации).

Если документ сразу передается исполнителю, заполняются поля “исполнитель”, “контрольная дата”.

Если документ передается руководству, поля “автор резолюции”, “резолюция”, “исполнитель”, “контрольная дата” заполняются после принятия руководителем решения по документу.

Чтобы предотвратить утерю документа и учитывая пока еще слабую исполнительскую дисциплину, для фиксации факта передачи документа исполнителю выводится на печать форма движения документов: вид документа, его дата, номер, дата передачи документа (текущая дата), исполнитель, место для росписи исполнителя в получении документа.

При регистрации нескольких документов может распечатываться сводная форма, в которой расписываются исполнители при получении документа.

Все документы передаются исполнителю под расписку в вышеуказанной форме. Расписка хранится до исполнения документа и помещения его в дело.

При передаче документа от одного исполнителя к другому также заполняется вышеуказанная форма движения документов. Одновременно сведения о передаче документа другому исполнителю и ходе исполнения должны вноситься в поле «ход исполнения документа».

Результат исполнения документа фиксируется внесением сведений в регистрационную карточку документа в поле «ход исполнения».

Исполненный документ подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. В поле «дело №» при внесении записей об исполнении документа выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ. Поле состоит из индекса структурного подразделения и номера дела в структурном подразделении.

Регистрационная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем: указываются название подразделения, отправляющего документ; исходящий номер (переносится на отправляемый документ); дата документа (подписания, утверждения, отправки); адресат: название организации, которой посылается документ; исполнитель: фамилия, инициалы исполнителя, подготовившего документ (выбирается из списка).

Если на документ ожидается ответ, заполняется поле “контрольная дата” (не может быть ранее текущей даты). Если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, кнопкой “связанные документы” устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов.

Остальные поля полностью соответствуют заполняемым при регистрации входящей корреспонденции.

При регистрации внутренних документов заполняются следующие поля регистрационной карточки: «порядковый (регистрационный) номер внутреннего документа», «вид документа».

Каждый вид документа - приказы, распоряжения, служебные записки - нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы “лс” - личный состав, к номеру распоряжения — буквы “рп” — распоряжение. Указываются дата документа, количество листов и приложений; краткое содержание документа, подразделение, ответственное за исполнение документа; исполнитель (фамилия, инициалы); срок исполнения (“контрольная дата”); отметка об исполнении; ход исполнения.

Введение компьютеризированной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных обо всех документах организации, что позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.

Формируемая в процессе регистрации база данных используется прежде всего для ведения контроля за исполнением документов.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Автоматизированная система легко позволяет контролировать все зарегистрированные документы, содержащие задание и требующие исполнения. Также могут при необходимости быть поставлены на контроль устные поручения и задания руководства.

Таким образом, система позволяет в доступной форме в любой момент иметь данные о том, что подлежит исполнению, над чем работает фирма сегодня. В быстрорастущих фирмах система регистрации документов может стать основным фактором, позволяющим руководству быть в курсе всех вопросов, над которыми работают сотрудники.

Контроль за качеством исполнения документов ведет руководство. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило, указывается в резолюции руководителя на документе или определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации, фирме.

Контроль за сроками исполнения документов ведет в небольшой фирме секретарь, а в крупном учреждении - служба документационного обеспечения управления, в составе которой может быть специальный отдел контроля или выделенный работник.

Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:

фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);

корректировка даты о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела «Ход исполнения»);

напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;

информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов, оперативный поиск сведений о документах по запросам;

внесение данных об исполнении документов;

анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля “срок исполнения (контрольная дата)” в регистрационной карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка о контроле - специальный штамп в виде буквы «К», слово

«контроль» или просто делается отметка ярким карандашом в виде галочки. Это делается для привлечения внимания исполнителя к контролируемому документу. Отметка о взятии документа на контроль проставляется на левом поле документа на уровне заголовка.

Контролю подлежат все документы, требующие принятия управленческого решения либо выполнения каких-либо действий, составления ответного или иного документа. Для распорядительных документов, например приказов, предметом контроля является содержащиеся в нем решения. Соответственно на контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение, содержащееся в распорядительном документе.

Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

Можно выделить текущий, предупредительный и итоговый контроль. Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2—3 дня. К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом.

Основными видами контроля являются текущий и предупредительный.

Для этого ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме - секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле “контрольная дата”) истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.

В соответствии с полученным списком ответственные (или секретарь) либо лично (по телефону) напоминают исполнителю об истекающем сроке исполнения документа, либо докладывают руководителю подразделения.

В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов -это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря-референта фирмы. Ежедневно просматривая на экране компьютера или распечатывая список документов, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков - докладывает об этом руководителю.

Очень важна форма проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам в организации их работы, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить могут обеспечить наибольший эффект работы службы контроля.

Если при получении документа либо в ходе его исполнения выясняется невозможность своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю подразделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю и который имеет право на перенос срока исполнения документа). Если руководитель продляет срок исполнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения. Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, невозможен в автоматизированных системах в принципе.

Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения, например договоров, могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в поле “ход исполнения” регистрационной карточки документа.

Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. Например, проект договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией и т.п. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При этом передача документа производится с обязательной регистрацией факта передачи обычно секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи отражаются в разделе регистрационной карточки «Движение документа».

В случае появления документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.

Если право на проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений в регистрационную карточку, как правило, возложено только на одного ответственного работника — секретаря-референта или начальника канцелярии. Для реализации подобного разграничения полномочий предусматривается наличие специальных паролей для доступа к базе данных по документам организации. Система идентификации пользователей позволяет, к примеру, предоставить одной группе сотрудников право на регистрацию документов, более широкому кругу лиц - право на запись сведений в графы «ход исполнения » и «движение документа » и только одному ответственному лицу - право на изменение срока исполнения, а в случае обнаружения ошибок - и других основных записей в базе данных организации.

Документ снимается с контроля только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в поле «ход исполнения». Например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п.

В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

Система позволяет при необходимости легко получать обобщенные сведения. Они могут быть сформированы в таблицу с данными по всему подразделению и по отдельным исполнителям с указанием количества документов, невыполненных и выполненных в срок, и с переносом сроков за заданный промежуток времени.

Итоговый контроль также не представляет затруднений при использовании автоматизированной системы. Он проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации, фирме и её структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках о состоянии исполнения заданий, т.е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с контролем предупредительным является средством обеспечения выполнения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих. Ведение в организации только последующего контроля исполнения документов не допускается.

Формой контроля является периодическое составление обобщающей отчетности по документам организации или фирмы. Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).

При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме:

справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные);

справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);

справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные);

справка (отчет) о количестве выполненных исходящих документов (исполнителями, списочный или количественный);

справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя исполнителю);

справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественный);

справка ( отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественный);

справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов и т.п.

Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задается начальная и конечная дата интересующего периода.

Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован с тем, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью.

В такой список включаются все неисполненные документы, срок исполнения которых раньше или на текущую дату.

Аналогично могут формироваться справки по отправленным (исходящим) документам. В такой справке документы группируются по подразделениям, а внутри подразделений - по исполнителям.

Эти данные могут помочь более равномерно распределить работу среди служащих.

При создании и настройке системы рекомендуется предусмотреть все часто используемые формы справок (отчетов) по документам организации. Заранее разработанные формы позволяют легко и быстро получать всю необходимую информацию.

Аналитические справки (отчеты) о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным критерием для определения эффективности работы сотрудников и используются при определении степени материального поощрения всех работников сферы управления.

Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок и т.п.

ПК предоставляет пользователю электронный вариант картотеки - базу данных.

Поиск документа осуществляется по любому поисковому признаку, заложенному при регистрации.

При обработке документов заполняют регистрационную карточку на дисплее, и регистрационный номер ставят на сам документ.

Давая в базе данных характеристику документа, на дисплее заполняют следующие поля записи:

дата получения;

регистрационный номер;

подразделение;

корреспондент;

дата документа;

номер документа;

количество листов;

количество листов приложений;

вид документа;

краткое содержание.

Найти документ можно с помощью Norton Commander. В Windows для этого используют диспетчер файлов.

По полям записей документ может быть быстро найден.

Правильное хранение документа должно обеспечивать не только его целостность, но и быстрый поиск.

Хранят документы в ПК в виде файлов по принципу: один документ - один файл.

В электронный архив документ отправляют сразу по завершении его в делопроизводстве.

Все сроки хранения, принятые в традиционном делопроизводстве, действительны и для электронных архивов.

Для документов постоянного срока хранения используют совместное хранение оригиналов на бумажной основе и копий в электронных архивах.

При регистрации документа на основе базы данных в электронной карточке заполняют рабочее поле в графе «срок исполнения» - это автоматически ставит документ на контроль.

База данных - это хранилище информации в систематизированном виде. Её можно использовать для формирования личных дел.

На основе программы Excel возможно формирование номенклатуры дел.

С переходом делопроизводства на компьютеризированные технологии встаёт вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Если технология хранения традиционных бумажных документов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно-методической литературы, то организация хранения электронных документов в делопроизводстве, особенно в небольших фирмах, зачастую осуществляется стихийно.

Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, не редкость и потери документов. Если сотрудник, создавший документ, отсутствует, то нахождение нужного документа часто возможно лишь путём просмотра всех файлов, что при большом количестве документов является весьма проблематичным. Рано или поздно, но перед любой организацией встаёт проблема упорядочения и классификации файлов. Во избежание потерь информации и рабочего времени необходимо с самого начала работы организовать правильное хранение документов.

Кроме документов, изначально существующих в электронном виде - созданных на компьютере сотрудниками организации, полученных по электронной почте, в виде факса через факс-модем, сегодня всё большее число организаций переводит в электронную форму (путём сканирования) и документы, поступающие в фирму в традиционном бумажном виде. Это ещё более обостряет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранности документов в электронной форме.

Хранение документов в компьютере осуществляется в виде файлов, представляющих собой запись документа на жёстком диске. Каждый файл должен получить своё имя. В одной папке (каталоге, директории) не могут существовать одновременно два файла с одинаковыми именами. В используемой до недавнего времени операционной системе типа DOS (disk operating system) приняты имена файлов с длиной до восьми знаков. Короткие имена файлов были крайне неудобными, поскольку не позволяли точно определить содержание файла по его имени. К тому же в имени файла не допускалось использования пробелов и специальных символов. Приходилось придумывать различные аббревиатуры типа otch95 l или ivan2308.

Так как документ может быть создан различными программами, каждая из которых по-своему записывает документ, не говоря уже о том, что документ может быть текстовым, графическим, аудиовизуальным и т.п., то для указания на тип файла и программу, с помощью которой следует работать с документом, используется так называемое расширение (часть имени файла, следующая за точкой) до трёх знаков. Например, текстовый редактор MS Word сохраняет файлы, присваивая им расширение doc, редактор «Блокнот» (Notepad) присваивает файлам расширение txt, Write - wri и т.п.

Современные операционные системы типа Windows 95 позволяют использовать в имени файла до 250 символов, включая пробелы. Имя файла, как правило, образуется на основе заголовка документа. Для ускорения и упрощения поиска в него рекомендуется включать дату и номер документа в качестве основных поисковых признаков, поскольку официальная дата документа часто не соответствует используемым операционной системой и офисными программами данным о дате создания и изменения файла.

Однако в случае использования длинного имени старыми приложениями (программами), ориентированными на DOS, имена сокращаются до стандартных 8 знаков. Как правило, это не мешает нормальной работе с файлами, но иногда может вызвать определённые затруднения. Поскольку файлы с длинными именами могут иметь повторяющуюся начальную часть, в имени в формате DOS сохраняются только первые шесть знаков, а последующая часть заменяется тильдой (знак в виде волнистой черты ~) и номером файла. Например, записывают следующие файлы: «Приглашение на круглый стол~.doc», «Приглашение на конференцию~. dос», «Приглашение на презент~.doc». Кроме того, программы, рассчитанные на использование в DOS, могут вообще не прочитать длинное имя файла, записанное русскими буквами. Поэтому в случае, если документ передается на компьютер, работающий под управлением ОС DOS, рекомендуется скопировать файл, дав ему новое имя в соответствии с требованиями DOS - 8.3 (т.е. 8 знаков имени и 3 знака расширения).

Создаваемый документ необходимо сохранить в памяти компьютера - записать в виде файла на жёстком диске. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов. Документы могут храниться на жёстком диске вашего компьютера, на диске другого компьютера, на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях.

Прежде всего необходимо создать на жёстком диске папки (директории), в которые будут помещаться рабочие документы. Принципы упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам (иногда употребляются термины «каталог» или «директория»). Каждая папка может иметь вложенные в неё папки, которые, в свою очередь, тоже могут иметь свои вложенные папки. Таким образом образуется многоуровневая иерархическая структура папок. Если документов немного - чаще всего это одна папка.

Пакет MS Office для Windows 95 создаёт папку с названием «Мои документы», в которую помещает вновь создаваемые файлы. Если на компьютере работают несколько человек, то папки обычно называют по фамилии работника - «Документы Иванова», «Документы Сидорова». Однако при большом количестве документов и необходимости обеспечения работы с ними нескольких сотрудников требуется более четкая система организации размещения документов (файлов) в локальной сети даже небольшой организации.

Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая может основываться на номенклатуре дел организации. В основе классификации используется номинальный признак, т.е. группировка документов по их видам. В более крупных фирмах для этих целей выделяется специальный компьютер (файл-сервер), на котором каждый пользователь имеет собственные разделы для хранения личных документов и совместно используемые разделы типа: «Договоры», «Переписка с фирмой Т», «Типовые соглашения» и т.п. Такой сервер, работающий под Windows NT или Novel NetWare, может предусматривать разграничение прав доступа сотрудников к тем или иным каталогам, а также хранить и общие базы данных - например, сведения по организациям-партнёрам, данные о номенклатуре продукции на складе, полученных заказах и т.п.

В небольшой фирме для этих же целей достаточно создать несколько каталогов на одном или нескольких компьютерах и предоставить их для совместного доступа с использованием средств Windows 95 (если используются старые компьютеры с небольшим объёмом оперативной памяти - с помощью Windows 3.11 для рабочих групп).

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жёстком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они также будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещёнными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы (файлы и папки, жёсткие диски и т.п.), устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному ресурсу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей или групп пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль — отдельно для чтения и отдельно для предоставления прав полного доступа к папке. Если к данной папке могут обращаться все сотрудники без ограничений, пароль не вводится. Если все сотрудники должны иметь возможность ознакомления с документами, находящимися в папке, но только некоторые - возможность добавлять и исправлять документы - может не устанавливаться пароль для чтения, но быть установлен пароль для полного доступа.

Для более эффективного использования места на жёстком диске компьютера может быть создан логический диск, использующий сжатие файлов (например, с помощью программы DriveSpace, входящей в Windows 95). Организация совместного доступа к логическому диску производится аналогично организации доступа к папкам компьютера. Особенно эффективно сжатие графических файлов типа bmp, pcx, tif. В этом случае экономия места (степень сжатия) может достигать 90% и более.

Следующий этап - установление доступа к папкам или дискам с другого компьютера.

Подключение пользователей к папкам и дискам на удалённом компьютере может производиться по мере необходимости или выполняться единовременно при конфигурировании системы - в последнем случае пользователи могут постоянно видеть и пользоваться папками и файлами, физически находящимися на других компьютерах, как если бы они находились на том компьютере, на котором они работают. Однако в этом случае все компьютеры, к папкам и дискам которых установлен доступ, должны быть включены. Рекомендуется устанавливать автоматическое подключение только для постоянно используемых ресурсов (папок и дисков), так как если вы включаете компьютер в тот момент, когда сетевой диск недоступен (компьютер, на котором он расположен, выключен), то это приведет к приостановке запуска операционной системы и выводу на экран соответствующего сообщения.

Именно поэтому в организациях с большим объёмом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадёжные компьютеры - файл-серверы, рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от нескольких до десятков, сотен и даже тысяч пользователей. Однако и в небольшой фирме при необходимости доступа сотрудников к общей базе данных и совместного использования документов один из компьютеров фирмы может быть выделен для использования в качестве файл-сервера. Это не исключает возможности одновременного использования его и как рабочего места одного из сотрудников, тем более что на современном жёстком диске ёмкостью в несколько гигабайт (1 Гб » 1 000 Мб » 1 000 000 Кб) может разместиться много тысяч документов, обычно имеющих размер, исчисляемый в десятках килобайт.

Документы в процессе создания и редактирования, черновики и варианты должны находиться лишь в личной папке сотрудника. Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны храниться в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Начинаться название папки должно с вида документов (приказы, акты, отчеты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы) и т.п. В отличие от традиционного делопроизводства термин «документы» или «материалы» опускается. Группировка может производиться в несколько уровней. Например:

С: \Переписка\ поставщики металлоконструкции \завод «Витязь»\ имя файла, т.е. конкретный документ «Об отгрузке труб 25.03.97» лежит в папке завода «Витязь», которая находится в папке «поставщики металлоконструкций», которая в свою очередь в общей папке «Переписка на диске С». Другой пример: В:\Отчеты\1997 г. \квартальные\ отдел нефтепродуктов \ имя файла и т.п.

Иногда бывает удобно сгруппировать вместе корреспондентов по географическому признаку, например переписка с дилерами Уральского региона.

Если во вкладке «сервис» => «параметры» на закладке «сохранение» установлена опция «Предлагать заполнение свойств документа», то при первом сохранении будет предложено заполнить вкладку «свойства» документа с полями: название документа, его тема, ключевые слова, заметки и др. При этом в соответствующих полях автоматически проставляются автор документа и название организации. В системах автоматизированного делопроизводства заполнение аналогичной вкладки свойств документа является обязательным при его сохранении. Эти сведения могут быть в дальнейшем использованы для поиска документа.

Утрата документов, информации в компьютере может быть причиной значительных материальных и временных потерь. Причиной утраты могут быть как неквалифицированные действия сотрудников, случайное стирание (удаление) необходимых файлов, так и поломки собственно компьютерного оборудования. Жёсткий диск, используемый для хранения информации, является одной из наиболее подверженных поломкам частей компьютера. Возможные при этом финансовые потери от несохраненной информации и затраты времени на ее восстановление (если это оказывается возможным) могут составить значительную сумму. Для предотвращения возможных потерь периодически проводится проверка диска программами типа ScanDisk или Norton Disk Doctor, делаются копии документов на сменных (внешних) носителях. Для копирования используются так называемые устройства архивации данных - накопители на магнитной ленте, на магнитооптических дисках, на CD-R и т.п. Как правило, используется одно устройство, обслуживающее все компьютеры, объединенные в локальную сеть. В больших организациях с разветвлённой компьютерной сетью, использующих технологии клиент-сервер с хранением всей важной информации на серверах, архивация данных является обязательной регламентной процедурой. Но в небольших организациях, не имеющих развитых служб технической поддержки, устройства архивации данных часто отсутствуют, что приводит к многочисленным проблемам.

Периодичность копирования устанавливается с учётом объёма документов, создаваемых в организации, их важности и наличия бумажных копий. Лицо, ответственное за делопроизводство, с установленной периодичностью делает либо полную копию папок, выделенных для общих документов, либо копии только новых и изменённых файлов. Для организации копирования важно, чтобы сотрудники помещали создаваемые ими документы в установленные папки. С учетом небольших размеров текстовых файлов для крупных организаций возможно копирование документов на обычные дискеты. Ежедневное проведение архивации данных может занимать всего 5—15 мин и полностью окупает себя, обеспечивая сохранность информации.

При проведении страхового копирования файлов необходимо включать опцию проверки записи. В этом случае скопированные файлы будут сравниваться с исходными, что даст дополнительную гарантию их сохранности и предупредит ситуацию, при которой именно в тот момент, когда потребуется восстановить файл, выяснится, что именно необходимый вам файл, сохранённый на дискете, также не читается. Если вы не являетесь обладателем накопителя, который автоматически производит верификацию во время записи, проверьте, включена ли в настройках ПО опция проверки записи. Это вдвое увеличит время резервного копирования, но так вы обеспечите максимальную сохранность данных. Чтобы убедиться в корректности записанной информации, восстановите на диске несколько произвольных файлов, записанных в начале, середине и конце носителя.

Если документ был случайно удалён, необходимо помнить, что компьютер не производит необратимого удаления файлов, а только помечает занятое файлом место на диске как свободное. Поэтому если после удаления файла не проводилась запись информации на диск, вероятность восстановления файла специальными программами типа Undelete достаточно велика.

Дополнительные средства защиты от случайного удаления файлов имеются в Windows 95, где файлы не уничтожаются, а перемещаются в специальный каталог («корзину») и хранятся в течение времени, определяемого наличием свободного места на диске. Ещё большие возможности по защите файлов предоставляет утилита (вспомогательная программа) UnErase из комплекта Norton Utilities for Windows 95.

Во избежание ошибок общей защиты (GPF) используйте утилиту типа Norton CrashGuard, которая будет постоянно оберегать систему, работая в фоновом режиме. Если необходимо освободить место на жестком диске, воспользуйтесь утилитами деинсталляции программ и архивации, чтобы отыскать ненужные файлы.

Периодически выполняйте дефрагментацию жесткого диска (Defrag из комплекта Windows 95 или Speed Disk из Norton Utilities) и ежемесячно запускайте программы диагностик и обнаружения и устранения неполадок.

Чтобы не допустить заражения компьютера вирусами, в фоновом режиме должна все время работать антивирусная программа.

В целом хранение документов в электронной форме позволяет не только кардинально ускорить поиск необходимой информации, но и в случае больших объёмов документооборота - значительно сократить стоимость хранения за счёт сокращения занимаемых под архив площадей.

Все документы организации, существующие как в бумажной, так и в электронной форме, подлежат регистрации. Поскольку сегодня регистрация как бумажных, так и существующих в электронной форме документов производится в компьютере, современные автоматизированные системы регистрации документов позволяют связать файл документа с его регистрационной карточкой в базе данных о документах организации, учреждения, фирмы. Системы автоматизированного делопроизводства позволяют осуществлять автоматическую регистрацию с обязательным заполнением пользователем регистрационной карточки уже при первом сохранении документа. При этом сохранение документа происходит одновременно с его регистрацией.

Особенностью электронного хранения является то, что документы направляются в электронный архив сразу по завершении документа в делопроизводстве.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены, база данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации - в зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель. В случае возникновения необходимости поиска документов за предшествующие годы информация считывается с архивного носителя. В связи с этим, если документы за прошедшие годы требуются крайне редко, то для их хранения можно использовать стример (запись на магнитную ленту), требующий восстановления данных на жестком диске для их использования. Если же необходимость в наведении справок по документам за прошедшие годы возникает достаточно часто, то для хранения баз данных (БД) и самих документов лучше использовать устройства со сменными дисками. В зависимости от объема данных - типа Zip drive (100 Мб), Jaz drive (1000 Мб), CD-Record (650 Мб), однократность записи здесь гарантирует от случайного или умышленного стирания информации магнитооптические библиотеки. Эти устройства с несколько меньшей скоростью доступа к данным по сравнению с жестким диском компьютера, тем не менее позволяют осуществлять поиск необходимой информации просто вставив диск с документами за определенный год (годы) в соответствующее устройство (дисковод) компьютера.

Особенно актуален перенос информации на сменные носители в организациях с большим объемом документооборота. Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения - на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись (магнитооптика и т.п.).

В организациях с высокими требованиями к оперативному поиску документов могут использоваться системы, поддерживающие автоматическую миграцию (перенос) неиспользуемых документов на внешние, более медленные носители информации (например, магнитооптические диски ёмкостью 1,3—2,6 Гб или магнитооптические библиотеки - десятки и сотни гигабайт данных) и восстановление информации на жестком диске компьютера в случае частого к ней обращения.

Документы, откладывающиеся в делопроизводстве организации, учреждения, фирмы имеют различную ценность и соответственно различные сроки хранения. Документы исторического, хозяйственного, практического значения имеют постоянный срок хранения. Большинство документов по личному составу хранятся 75 лет. Другие документы могут уничтожаться по миновании надобности, а какие-то - иметь сроки хранения 3-5 и более лет. Все эти принципы, относящиеся к традиционному бумажному делопроизводству, действительны и для электронных архивов. Особенности электронного хранения - лёгкость изготовления копий документов, что позволяет все документы с постоянным сроком хранения немедленно после завершения делопроизводством копировать для архива с изготовлением страховых копий на сменных носителях. Однако для документов постоянного (например, организационных, приказов по основной деятельности и т.д.) и долговременного сроков хранения (приказов по личному составу и т.п.) пока что сохраняются и оригиналы их на бумажной основе. Сроки хранения документов не зависят от формы их существования (бумажной или электронной) и определяются специальными справочниками - перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации на их основе разрабатывается номенклатура дел. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации. Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа дело №, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера, оборудованного устройством записи данных на внешний носитель. При наличии программ типа «электронный архив» учёт и копирование документов ведутся автоматически; в небольших организациях — вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При небольшом количестве документов одного срока хранения они располагаются в одной папке. При значительном количестве документов, особенно постоянного хранения, они располагаются внутри годового раздела в папках соответствующих подразделений.

После накопления на жёстком диске документов за определённый период производится их копирование на внешний носитель. На один носитель копируются документы одного срока хранения. Для обеспечения сохранности и экономии места на жёстком диске на внешние носители могут переноситься и неиспользуемые документы временного срока хранения. Это особенно актуально для бухгалтерских документов, срок хранения которых сегодня продлён до 5 лет и которые занимают заметное место в общем объёме документации учреждения. При этом для документов постоянного и долговременного сроков хранения особое внимание необходимо уделять сохранности носителя информации (например, если документы копируются на дискеты, магнитную ленту, сменный жёсткий диск - эти носители следует защитить от возможного магнитного воздействия, т.е. плотно упаковать, положить в сейф и т.п.). Обязательным условием является проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения носителей информации.

Если документы используются в оперативной работе, они могут оставаться и на жёстком диске или быть скопированы на него в случае необходимости.

Оптимальным вариантом для документов постоянного и долговременного хранения является сегодня CD-R, гарантирующий от случайного стирания информации и позволяющий считывать файлы практически на любом компьютере, оборудованном CD-ROM.

Организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют таким образом возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Документы в этом случае выводятся на бумажный носитель только по требованию правоохранительных и контролирующих органов или деловых партнёров.

Однако документы постоянного и долговременного сроков хранения (по личному составу) в большинстве организаций пока ещё традиционно оформляются и хранятся в бумажной форме. Автоматизированные технологии и здесь позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению - составление описей дел постоянного и долговременного хранения, внутренних описей дел, актов на выделение дел к уничтожению. Для автоматизации этих операций необходимым является указание в регистрационной карточке исполненного документа номера дела, в которое помещен бумажный документ (либо копия - для исходящих документов, когда подлинник отправляется по почте).

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (т.е. в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учёта позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоёмкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учёт и сохранность. В описи документов постоянного срока хранения указываются № дела, заголовок документа, дата документа и количество листов. Документы внутри дела также могут быть пронумерованы.

Форма годового раздела описи документов постоянного срока хранения следующая:


№ дела № документа Заголовок документа Дата документа

в деле


Опись подписывается составителем описи и лицом, ответственным за архив, одобряется экспертной комиссией и утверждается руководителем организации.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщённые описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Следующая степень автоматизации делопроизводственных процессов - это системы автоматизированного делопроизводства, сочетающие в себе регистрацию и контроль документов; полнотекстовое хранение (хранение самого документа, а не только его регистрационной карточки в памяти компьютера); индексирование и возможность последующего быстрого поиска документа по его содержанию; создание тематических подборок документов; автоматизация движения документов между исполнителями по заданным маршрутам; их архивное хранение и быстрый поиск. Это программные комплексы типа Lotus Notes, DOCS OPEN и другие, предъявляющие высокие требования как к компьютерному оборудованию, необходимому для их функционирования, так и в первую очередь - к четкой организации управленческого процесса, однозначному распределению обязанностей между сотрудниками и их высокой ответственности за соблюдение всех правил работы с документами. Такие программные комплексы позволяют осуществлять регистрацию документов, автоматическую сортировку их по каталогам, маршрутизацию (перемещение от исполнителя к исполнителю), автоматическое напоминание исполнителю о приближении или окончании срока выполнения работ, поиск документов, перенос документов на сменные носители для архивного хранения и т.п.