Организация работы с документами. Делопроизводство на компьютере - Формирование и оформление дел

Формирование и оформление дел.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:

1) номинальный,

2) предметно-вопросный,

3) авторский,

4) корреспондентский,

5) географический,

6) хронологический.

Номинальный признак - основание - название разновидности документов (например, приказы, протоколы и т.п.).

Предметно-вопросный признак - основание - содержание документов (например, сводки, докладные записки по вопросу прогулов).

Авторский признак - группировка в дела документов одного автора.

Корреспондентский признак - в заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка.

Географический признак позволяет объединить в одном деле документы нескольких корреспондентов, с которыми ведется переписка.

Хронологический признак - группировка в дела документов одного периода.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия или по классификационным признакам.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1) в дело помещаются документы, работа по которым проведена;

2) документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

3) документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

4) документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

5) в дело включается один экземпляр документа;

6) документ должен быть правильно оформлен;

7) в дело формируются документы одного года;

8) документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности.