Организация работы с документами. Делопроизводство на компьютере - Использование шаблонов

Использование шаблонов.

Каждый документ, созданный на ПК, может служить шаблоном, в который вносят соответствующие изменения при последующем использовании.

Процесс создания трафаретных текстов разработан ещё на стадии традиционного делопроизводства. Под трафаретом понимается заранее изготовленный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменой информацией, которая отражает конкретную ситуацию, фиксируемую данным документом. Разработка трафарета включает: выявление типовой управленческой задачи; информацию, необходимую и создаваемую в процессе её решения; составление проекта текста, отражающего данную ситуацию, и его согласование.


Наличие трафаретного текста с полями для ввода переменой информации освобождает от необходимости каждый раз обдумывать, как составить документ, позволяет сосредоточиться на его фактическом содержании, т.е. не на том, как написать, а что написать, страхует от пропуска необходимой информации, значительно ускоряет как подготовку самого документа, так и его восприятие (за счет унифицированного размещения изменяющихся данных лицо, читающее документ, может сразу найти в нем необходимую информацию, не тратя время на чтение всего документа). Практически автор документа заполняет заранее составленный его проект.

Программы типа MS Word предусматривают создание документов на основе типовых форм - «шаблонов», содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты. При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документов.

В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются как на чистом листе бумаги (для внутренней документации), так и на базе уже спроектированных бланков организации.

Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное форматирование (оформление). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов. Настройка панелей инструментов и создание набора быстрых клавиш для каждого шаблона позволяют упростить и ускорить работу, убирая с экрана ненужные для подготовки данного документа кнопки и добавляя специально созданные кнопки, команды и макросы.

Помимо полностью составленных текстов конкретных документов, большое распространение в последние десятилетия получило применение стандартных фраз и выражений, используемых в переписке, при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов. В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, приняты устойчивые фразеологические обороты. Особенно часто они применяются в начальной части документов. Например:

«Уважаемый господин (госпожа)», «Многоуважаемые господа», «Благодарим Вас за письмо от ...», «Ваше письмо от ... получено, нами изучены Ваши предложения о ...», «В ответ на Ваше письмо от ... напоминаем, что...», «В подтверждение нашего факса сообщаем», «В дополнение к нашему письму от ...», «Приносим извинения за задержку с ответом на ...» и т.д. Присутствуют устойчивые обороты и в конечной части документов - так называемые комплименты: «с уважением», «с искренним уважением», «с глубоким уважением», «искренне Ваш» и т. д.

Выявляются и вводятся в память машины также часто встречаемые в данной деятельности наборы профессиональных фраз и выражений, постоянно употребляемые наименования организаций (фирм), товаров, видов услуг.

Важный этап настройки шаблона - создание такого набора элементов (глоссарий) - меню «Правка», команда «автотекст». Этот набор типовых фраз и выражений можно быстро вставить при составлении индивидуального текста документа, набрав условное сокращение (несколько букв слова, аббревиатуру и т.п.) и нажав F3. Например, нажатие всего на три клавиши (Р, Ф, F3) может вводить часто употребляющееся словосочетание «Российской Федерации», «Fond» -«The International foundation for eocio-economic and political studies (Hie Gorbachev foundation)» и т.п. При этом элемент автотекста может иметь заранее заданное оформление, им может быть не только фраза, но и рисунок, формула, таблица и любой другой объект. Это не только ускоряет создание документа, но и позволяет избежать ошибок.

Упрощают создание документа наличие в шаблоне полей-списков — раскрывающихся списков элементов, из которых можно выбирать необходимые значения.

Разработка и создание сложных шаблонов, как правило, производится совместно лицом, ответственным за делопроизводство, и специалистом по программному обеспечению. В небольших организациях, где все обязанности по документационному обеспечению возложены на секретаря-референта, он же выполняет создание шаблонов документов.

Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить текст конкретного документа. Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения порядка и состава данных, но индивидуальны с точки зрения содержания. Например, в кадровой службе должны быть шаблоны приказов по личному составу. Эти шаблоны выполняются на основе бланка приказа организации. На основе одного шаблона приказа по личному составу может быть создано несколько типовых текстов для наиболее часто встречающихся управленческих ситуаций. Например, приказ о приёме на работу, о предоставлении отпуска, о командировании, о переводе на другую должность, увольнении и т.п. Например, на основе шаблона бланка приказа:

Фамилия, имя, отчество полностью, на должность (название должности), наименование структурного подразделения, с 00.00.00, дополнительные условия, с окладом (согласно штатному расписанию).

Основание: заявление, фамилия, инициалы, с визой начальника, наименование структурного подразделения и трудовой договор от 00.00.00


Директор Н.П.Семенов


В этом примере на печать будет выведено слово ПРИНЯТЬ, а при составлении документа используется раскрывающийся список возможных действий (принять, уволить, перевести и т.п.). При выборе этого элемента, как и для любого раскрывающегося списка (поля со списком), внизу экрана (в строке «состояния») выводится пояснение по использованию списка.

Если будет выбрано другое действие, например «уволить», то соответственно для заполнения будет предложен другой текст:

Фамилия, имя, отчество полностью, название должности, наименование структурного подразделения, с 00.00.00, основание (ст. КЗоТ).


Основание: заявление, фамилия, инициалы

Директор Н.П.Семенов


Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно ускоряет процесс составления документов и уменьшает количество возможных ошибок.

Создание шаблонов рационально построить в следующей последовательности. Сначала создаётся шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (общий, для письма, отдельных видов документов). А на их основе, в свою очередь, строятся шаблоны конкретных документов. Поэтому все элементы оформления и всё содержание документа будут повторяться во всех документах, создаваемых на основе более общих шаблонов.

Если работа сотрудника связана с созданием однотипных документов на базе небольшого количества шаблонов (например, выписка наличного и безналичного счёта; оформление 3-4 типовых договоров и т.п.), то имеет смысл вынести кнопки быстрого запуска этих шаблонов либо на панель инструментов MS Word, либо непосредственно на рабочий стол Windows. Проще всего поместить соответствующие шаблоны путём перетаскивания непосредственно на рабочий стол (как правило, шаблоны документов располагаются в директории М8 (МВсе\Шаблоны).

В управленческой деятельности встречаются ситуации, когда требуется составить документ с индивидуальным текстом, отражающим сложившуюся нестандартную ситуацию. Компьютер поможет и при составлении такого документа.

Как известно, первый этап подготовки документа - изучение законодательной базы, предшествующих нормативно-методических документов, определяющих порядок решения вопроса такого типа. Этот этап подготовки документов часто упускался ввиду его сложности, из-за труднодоступности законодательной базы и необходимости проведения трудоёмких работ по поиску законодательных материалов. В настоящее время наличие многочисленных юридических и правовых банков данных, содержащих всевозможные нормативно-методические документы, позволяет значительно повысить качество подготовки документов.

Недорогие банки данных могут представлять собой тематическую подборку документов на компакт-диске, другие системы типа “Гарант”, “КонсультантПлюс” и т.п. - предусматривать периодическое (еженедельное, ежедневное) пополнение новыми нормативными документами либо доступ к самой свежей информации через Internet. Это может быть законодательство России, законодательство регионов (Москва, С.-Петербург и т.п.), тематические подборки — таможенное, банковское, жилищное законодательство, налогообложение и бухгалтерский учет и т.п. Такие системы позволяют быстро подобрать документы (законы, указы, постановления, инструкции) по заданной тематике, просматривать взаимосвязанные нормативные акты (документы, на которые ссылается данный нормативный акт или которые ссылаются на данный нормативный документ), при необходимости - распечатать подобранные материалы.

Второй этап подготовки к составлению документа - изучение предшествующих документов по данному вопросу. Достаточность подборки документов во многом определяет правильность, непротиворечивость и полноту готовящегося документа. Еще недавно, при журнальной системе регистрации документов в учреждениях, поиск необходимых документов был практически невозможен. При картотечной системе регистрации тематическая подборка документов была ограничена наличием предметно-тематических картотек и при значительных трудозатратах не отличалась достаточной полнотой. Только компьютеризированная система регистрации с установлением связей между документами и автоматизированным поиском позволяет найти практически все необходимые документы по заданному вопросу, а при полнотекстовой системе хранения документов - сразу вывести на экран всю необходимую информацию.

Третий этап подготовки документа - сбор данных по конкретной ситуации. На этом этапе могут использоваться как приобретенные базы данных (например, реестр предприятий и организаций, справочники предприятий, производящих ту или иную продукцию, каталоги торговых фирм), так и базы данных, созданные в организации, учреждении, фирме.

Один из наиболее распространённых методов сбора информации -это поиск в Internet. Например, просмотр информации о технических характеристиках изделий на страницах производителей, сравнение цен на товары и услуги различных поставщиков, получение справочной информации об адресах, телефонах, расписаниях и т.п.

Только после проведения этой подготовительной работы можно качественно составить собственный документ.

Документ может быть представлен как в виде простого текста, так и таблицы, сопровождаться графиками и диаграммами. Документ, не предназначенный для распечатки на бумаге, может иметь внедрённые в него аудио-, видео- и другие компоненты (объекты), например, звукозапись комментария составителя или устные примечания руководителя организации и т.п. Вставка объектов любого типа в документ производится командой «объект» в меню «Вставка».