Организация работы с документами. Делопроизводство на компьютере - Обработка отправляемых документов

Обработка отправляемых документов.

Отправляемые из фирмы документы называют исходящими.

Обработка исходящей документации состоит из следующих операций:

1) составление проекта документа исполнителем;

2) согласование проекта документа;

3) проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

4) подписание документа руководителем;

5) регистрация документа;

6) отправка документа адресату;

7) подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

1) индекс документа, включающий номер дела;

2) дата документа;

3) адресат (корреспондент);

4) краткое содержание или заголовок;

5) отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

6) исполнитель;

7) примечание.

Номер фиксируется машинописным способом на обоих экземплярах. Оформление внутренних документов такое же, как и отправляемых.