Организация работы с документами. Делопроизводство на компьютере - Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Подготовка документов к передаче на архивное хранение.

Архив предприятия создается для долговременного хранения документов.

Задачи архива:

1) прием, учет, хранение документов, законченных делопроизводством;

2) информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

3) организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года.

ЭК (экспертная комиссия) создается для определения сроков хранения документов, их подготовки к архивному хранению и отбора документов для уничтожения.

Экспертная комиссия состоит из трех человек, назначаемых руководителем предприятия.

«Перечень документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения». М., 1989 - нормативный документ, по которому определяют конкретные сроки хранения документов

При использовании «Перечня...» необходимо учитывать, что все организации разделены в нем на две группы:

к первой отнесены организации, в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в госархивы;

во вторую входят предприятия и организации вспомогательного (обслуживающего) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного срока хранения.

Экспертиза ценности документов — определение их ценности в целях отбора на государственное хранение и установление сроков хранения. Определение, данное ГОСТ 16.48.7 — 83, хотя и точное, но не раскрывает сущности этой работы. В Основных правилах работы ведомственных архивов это понятие трактуется шире, раскрывает методологию, которой руководствуется эксперт: “Экспертизой ценности документов называется изучение документа на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения”.

В процессе экспертизы ценности документов решаются две задачи: во-первых, из бескрайнего моря ежегодно создаваемой документации отбираются для вечного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет), имеющие долговременное практическое значение; во-вторых, выделяются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также черновики, дублеты, отклоненные варианты, т.е. малоценные материалы, утратившие практическое и справочное значение.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:

а) при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;

б) при регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу с обозначенным на обложке сроком хранения);

в) при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем регистрировавший его секретарь).

Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством (осуществляется делопроизводственным персоналом в структурных подразделениях и контролируется экспертной комиссией учреждения).

Третий этап происходит на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение (производится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива). Среди них документы, отражающие не только победы и достижения, но и те трудности, которые приходилось и приходится преодолевать.

Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

Для успешного проведения экспертизы ценности необходимо пользоваться критериями ценности документов. Критериев таких много. Одни из них — главные, другие — вспомогательные, но применяются они в совокупности. В этом — одно из проявлений принципа всесторонности и комплексности оценки.

В Основных правилах работы ведомственных архивов критерии объединены в три группы: критерии происхождения (роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ими функций; время и место образования документов); критерии содержания (значимость события, отраженного в документе, значение содержащейся в нем информации, ее повторение в других документах); критерии внешних особенностей (юридическая достоверность документа, т.е. наличие подписей, дат, печати; наличие резолюций и помет; особенности передачи текста; особенности материальной основы документа; особенности физического состояния документа). Рассмотрим важнейшие критерии.

1. Значимость учреждения или лица, которые создали документы. В процессе развития государства создаются учреждения, организации, предприятия с разнообразными функциями. Ценность комплекса документов, созданных в них, определяется прежде всего значимостью учреждения в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и других отраслей жизни общества.

Органы государственной власти и управления создают документацию, отражающую деятельность государства, научные учреждения — научно-технический прогресс, производственные объединения — развитие экономики и т.п.

Отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

Документы создаются и накапливаются не только в учреждениях, но и у людей. Они могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица. Научный интерес представляют документы бывших крупных партийных и государственных деятелей, ученых, изобретателей, организаторов производства, военачальников, писателей, художников, Героев Советского Союза и Героев Социалистического Труда, Героев России и других лиц.

Фонды личного происхождения хранятся в федеральных и местных госархивах, в архивах учреждений Академии наук и в ряде других ведомственных архивов. Архивные учреждения собирают также документы журналистов, краеведов и других лиц, которые могут помочь изучению истории родного края. Документы таких фондов делятся обычно на несколько групп. Главные из них - личные документы; документы, созданные фондообразователем (научные, творческие и др.); переписка (деловая и личная); документы, собранные данным лицом (коллекция). Большой интерес представляют также дневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественной войны и тех, кто восстанавливал города и села.

2. Значимость содержания документов (критерий содержания). Этот критерий применяется во всех случаях. В общем массиве документов создаются документы, отражающие основную деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей работы учреждений.

К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относятся уставы, положения, штатные расписания, приказы, перспективные и годовые планы, годовые и сводные отчеты по отраслям, доклады, обзоры, протоколы совещаний, заседаний, собраний, некоторая часть директивных указаний вышестоящего органа и переписка с ним по выполнению стоящих перед учреждением задач; указания, направляемые подчиненным организациям; материалы по проверкам выполнения постановлений правительства, приказов министра и другие материалы по контролю; часть материалов по изобретательству и рационализации, некоторые материалы по технике безопасности и ряд других.

Документы, относящиеся ко второй группе, как правило, численно превосходят первую. Некоторые из них имеют долговременное справочное значение (например, значительная часть документов по личному составу), но подавляющее большинство документов теряют свое оперативное и справочное значение через 1-5 лет. Это — документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, табуляграммы, переписка по снабжению, текущему ремонту и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность учреждения.

3. Время и место образования документов. Эти два критерия, как правило, взаимосвязаны. Они также являются основными критериями экспертизы. В истории нашей страны были периоды, насыщенные событиями особой важности, сыгравшими огромную роль в жизни общества и государства. Советское архивоведение к таким периодам относит: Отечественную войну 1812 г., первую русскую революцию 1905 — 1907 гг., февральскую буржуазно-демократическую революцию 1917 г., Великую Октябрьскую социалистическую революцию, гражданскую войну и иностранную интервенцию, коллективизацию сельского хозяйства и социалистическую реконструкцию народного хозяйства, Великую Отечественную войну 1941 — 1945 гг.

Необходимо было сохранить комплексы документов, полно и всесторонне освещающие эти периоды. Задача эта нелегкая, так как в периоды гражданской и Великой Отечественной войн создавалось меньше документов, характерных для мирного времени; во время войн и революций создавалась новая специфическая документация; в эти периоды были утеряны и погибли массы документов. Поэтому при отборе документов на государственное хранение архивисты проявляли максимум внимания и осторожности, принимая в ряде случаев в государственные архивы второстепенную документацию не только для возмещения утраченных основных документов, но и для освещения отдельных событий.

Критерий времени применяется не только к документам прошлого. В деятельности каждого учреждения, организации, предприятия есть периоды, имеющие особое значение. Это — периоды организации и реорганизации (с изменением функций), выполнения особых заданий. Документы за эти периоды также требуют особого внимания при экспертизе ценности, и на государственное хранение отбирается большее количество документов, чем в обычные годы.

Критерий места происхождения документов тесно связан с критерием времени: при оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания. Например, документы хозяйственного характера периода Великой Отечественной войны в прифронтовых городах и населенных пунктах могут представлять значительный интерес. Большую ценность имеют все документы, созданные на временно оккупированной территории страны, в партизанских отрядах.

Критерий места применяется и в тех случаях, когда значительные события происходят на территории какой-то области, края, республики. Так, строительство гидроэлектростанций, крупных промышленных комплексов, подготовка к эксплуатации новых месторождений полезных ископаемых и строительство городов и т.п. меняют экономическую, а иногда и административную структуру данного района, области. Возникают новые организации, рождаются новые комплексы документов, которые представляют особый интерес в связи со значимостью данного события.

4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам (приказы, протоколы, планы и др.). Однако ряд категорий документов имеется в учреждениях только в копиях, в том числе такие важные, как отчеты, докладные записки, различные справки по вопросам деятельности учреждения, подлинники которых направляются оформленными и подписанными в вышестоящие инстанции, органам ЦСУ и др.

Согласно ЕГСД копии писем, отправленных учреждением, должны быть заверены, иметь номер и дату. Это правило существует давно и в большинстве учреждений выполняется. Но остающиеся экземпляры отчетов полностью оформляются далеко не всегда. Во многих случаях это третьи экземпляры, иногда с неисправленными ошибками, опечатками, с неполным набором приложений. Нередко встречаются отчеты, неподписанные и недатированные, а если оказываются две редакции неоформленного отчета, то решить, какая из них окончательная, бывает трудно.

Работникам делопроизводства необходимо строго соблюдать требования своевременного оформления копий отправляемых документов, в первую очередь документов постоянного срока хранения. Это необходимо для будущего использования документов, так как и в публикациях, и в ссылках на основание при выдаче справок отметка “незаверенная копия” снижает ценность источника.

5. Юридическая сила документа. Этот критерий примыкает к предыдущему, поскольку юридическую силу имеют, главным образом, правильно оформленные подлинники. Имеются, правда, некоторые категории документов, у которых юридической силой обладают и вторые, и третьи экземпляры (например, разного рода договоры, акты), и даже копии (удостоверения об образовании, акты гражданского состояния), и выписки (например, из приказов, решений), но при условии наличия всех реквизитов документа. Поэтому важно в процессе делопроизводства правильно оформлять документы, особенно постоянного хранения.

6. Дублетность документов. Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов во всех учреждениях, организациях и на предприятиях. Дублетный документ — это один из экземпляров документа, размноженного с оригинала. Цель такого размножения — рассылка учреждениям или структурным подразделениям документа для повышения оперативности работы либо для информации.

Размноженные документы бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные с помощью другой множительной аппаратуры и даже изготовленные типографским способом (преимущественно для рассылки подведомственным учреждениям). В последние годы в связи с широким распространением в учреждениях множительной техники практикуется размножение многих получаемых документов, исполнение которых поручается нескольким структурным подразделениям или сотрудникам. Это облегчает работу исполнителей.

Если при отборе на государственное хранение преимущество отдается подлинникам или заменяющим их копиям, то для повседневной работы в канцелярии и в архиве учреждения целесообразно использовать дублеты. Речь идет главным образом о документах, которыми постоянно пользуются: планы, отчеты, приказы, особенно по личному составу. Для того чтобы сохранить основные экземпляры этих документов в хорошем состоянии, следует иметь дублеты, которые можно будет уничтожить за минованием надобности. Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы , предусматривает в ряде случаев прием отчетов в составе фонда учреждения-автора и в составе фонда вышестоящего учреждения с дальнейшей экспертизой в стенах госархива. Если материалы этих учреждений передают в разные архивы (например, фонд вышестоящего учреждения находится в Российском государственном архиве экономики (РГАЭ), а подведомственного — в областном архиве) , то такая дублетность в масштабе АФ в настоящее время представляется целесообразной.

7. Поглощенность содержания. Этот критерий применяется особенно широко при экспертизе текущей плановой и отчетной документации: содержание месячных отчетов поглощается квартальными отчетами, содержание квартальных отчетов — годовым отчетом; содержание оперативных сводок поглощается за большой отрезок времени; планы квартальные и месячные составляются на основе годового и практически поглощены им.

Поглощение содержания происходит и по другой линии: отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения, отчеты подведомственных организаций частично - сводным отчетом по отрасли (или по учреждениям одной отрасли в масштабе района, области).

На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных, что легко сделать в рамках одного учреждения. Значительно сложнее это выполнить при решении вопроса о хранении отчетов подведомственных организаций, так как поглощение происходит неполное.

8. Физическое состояние документа. Этот критерий — вспомогательный и применяется в отдельных случаях. Один из случаев применения этого критерия — наличие сильно поврежденных документов, например залитых водой и слипшихся, поврежденных плесенью так, что часть текста почти или совсем нечитаема. В этих случаях, как правило, устанавливается, относятся ли документы к основным в конкретном учреждении или к вспомогательным. Те дела и документы, утрата которых обеднит комплекты документов за определенный период, не даст возможности в будущем историкам всесторонне изучать какую- то серьезную проблему, передаются на реставрацию. Те же документы, которые хоть и содержат полезную информацию, но не являются основными, могут быть выделены для уничтожения согласно критерию физического состояния.

Следует иметь в виду, что документы особой ценности должны сохраняться, как бы сильно испорчены они не были: техника реставрации развивается, документы, казавшиеся безнадежно испорченными в 30-х годах, теперь восстанавливаются. Уже в начале 50-х годов в Центральной научно-исследовательской лаборатории Главархива СССР фотографировали в инфракрасных лучах архивные документы с полностью выцветшим текстом, и на фотографии текст был ясно виден. Можно предположить, что документы, не читаемые сегодня, могут быть прочтены в будущем.

Другой случай применения этого критерия: если сильно попорчен важный документ (годовой отчет или обзор деятельности, протоколы и т.п.), но имеются второй и третий экземпляры, тогда не уничтожают официально оформленный подлинник, а к нему присоединяют копию, которой пользуются при необходимости.

Существует еще ряд критериев. Например, языковые или художественные особенности документа (документ отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения и принадлежности), степень сохранности фонда и некоторые другие, но рассматривать их здесь нет необходимости, так как к документам функционирующего учреждения они, как правило, не применяются.

Разработка критериев ведется давно, вырабатывались они постепенно, менялось понимание сущности некоторых критериев, изменялись формулировки и представления о ценности наиболее важных критериев. Процесс этот продолжается; возможно, появятся новые критерии, а ныне существующие будут переосмыслены.

Экспертная служба представляет собой систему экспертных комиссий (ЭК) и экспертно-проверочных комиссий (ЭПК), на которые возлагается проведение работ по экспертизе ценности документов. ЭК и ЭПК — постоянно действующие совещательные органы. Решения ЭК утверждаются руководителем учреждения. Но по ряду вопросов, входящих в их функции, требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой ЭК получают организационно-методические указания. Поэтому необходим постоянный контакт в их работе.

ЭК создаются во всех учреждениях, организациях, на предприятиях страны, в структурных подразделениях крупных организаций, учреждений. Имеются ЭК также в областных архивах и их филиалах.

В министерствах и центральных учреждениях ведомств Российской Федерации организуются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЭПК функционируют при архивных управлениях — отделах автономных республик, краев, областей, а также в федеральных государственных архивах, комплектующихся современными документами. При других госархивах и центрах документации действуют экспертно-методические комиссии (ЭМК).

При Росархиве действует Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК).

Таким образом, система экспертной службы состоит из следующих звеньев: 1) архивные учреждения (ЦЭПК — ЭПК — ЭМК); 2) прочие учреждения и организации (ЦЭК — ЭК).

В 1977 г. Главархив СССР разработал и опубликовал типовые положения о постоянно действующей центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) и о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения, эти положения действуют и сейчас. В них указаны правовые положения и функции комиссий, а также порядок их работы и взаимоотношения с ЦЭПК — ЭПК. Основное назначение этих комиссий — проведение практической и методической работы по экспертизе ценности документов и осуществление руководства и координации деятельности ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций.

ЦЭК назначается приказом по министерству (ведомству) из числа квалифицированных специалистов основных структурных подразделений и возглавляется одним из руководящих работников. В состав ЦЭК обязательно входит заведующий центральным архивом министерства и представитель центрального государственного архива.

ЭК назначается приказом руководителя учреждения, организации, предприятия, а возглавляется руководителем структурного подразделения. В состав комиссии включаются квалифицированные специалисты основного профиля деятельности учреждения (не менее трех — пяти человек). Обычно членом ЭК бывает также экономист или работник бухгалтерии, так как учетно-финансовая документация составляет значительный процент в общей массе дел. Согласно типовому положению в состав ЭК входят работник делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения (если нет штатной единицы заведующего архивом, то ответственное за архив лицо). Обязательное включение в состав ЭК этих лиц объясняется тем, что они в силу своих служебных обязанностей должны знать всю документацию в совокупности. Кроме того, непосредственная работа по составлению номенклатур, отбору дел на государственное хранение и т.п. проводится ими или под их руководством. В состав ЭК ведущих организаций ведомства входит представитель архивного учреждения: это одна из форм контроля и методической помощи. Для консультаций могут привлекаться специалисты из других организаций.

В каждом учреждении целесообразно иметь индивидуальное положение об экспертной комиссии.

Большинство функций ЦЭК и ЭК, связанных с практической работой, совпадает.

1. ЭК и ЦЭК рассматривают и одобряют проекты номенклатур дел структурных подразделений и сводной по учреждению.

2. ЭК и ЦЭК рассматривают график передачи документов из структурных подразделений в архив учреждения и график передачи документов в государственный архив (составленный архивом учреждения и согласованный с государственным архивом).

3. ЭК ежегодно совместно с работниками делопроизводства структурных подразделений и архивом проводят отбор документов постоянного и длительного сроков хранения для передачи в архив учреждения. Это —важнейший этап в работе по экспертизе ценности, так как происходит отбор дел для передачи в дальнейшем на государственное хранение.

Члены ЭК проверяют в структурных подразделениях правильность выполнения работы по экспертизе ценности, просматривая описи дел постоянного и временного хранения, акты о выделении дел для уничтожения, сами дела, подобранные по категориям. При просмотре дел выясняется, насколько правильно они сформированы (чтобы в деле, подлежащем передаче на государственное хранение, не оказалось ненужных бумаг, а в делах, выделенных для уничтожения, — ценных документов). Особое внимание обращается на дела с отметкой ЭПК, так как надо установить по каждому делу, представляет ли оно политическую, научную, народнохозяйственную или культурную ценность, надо ли его отобрать для постоянного хранения или оно имеет только справочное значение и для него достаточно того срока, который стоит перед отметкой ЭПК.

ЦЭК осуществляет контроль за отбором дел в структурных подразделениях и подведомственных организациях.

4. ЭК рассматривает описи, составленные в учреждении: годовые разделы описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив; описи дел по личному составу постоянного хранения; описи дел временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу долговременного хранения. После одобрения описей дел постоянного хранения ЭК выносит решение о представлении их для утверждения ЭПК архивного учреждения. В ряде учреждений работу по подготовке дел для передачи в госархив выполняют сотрудники хозрасчетных групп госархивов. Порядок утверждения всех составленных ими документов тот же. ЦЭК проводит такую же работу по центральному аппарату.

ЭК и ЦЭК утверждают описи дел долговременного хранения по учреждению и подведомственным организациям, не сдающим документы в госархивы.

5. ЭК и ЦЭК рассматривают и одобряют акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения, находящихся в архиве учреждения и в структурных подразделениях, в том числе с отметкой ЭПК (последние согласовываются с архивными учреждениями), рассматривают также акты подчиненных организаций и предприятий, не состоящих на учете в архивных учреждениях.

6. ЭК и ЦЭК рассматривают акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и акты об утере дел, подлежащих передаче на государственное хранение.

7. ЭК и ЦЭК рассматривают вопросы приема на ведомственное хранение документов личного происхождения.

8. ЭК и ЦЭК исследуют ценность различных групп документов; они рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов и установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами. Затем принимается решение о представлении предложений на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения.

9. ЭК и ЦЭК рассматривают перечни и описи особо ценных дел и представляют предложения ЭПК.

10. ЭК и ЦЭК рассматривают предложения о замене подлинников отдельных категорий документов микрофильмами и представляют предложения ЭПК.

11. ЭК и ЦЭК осуществляют методическое руководство деятельностью ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций, контролируют их работу, консультируют членов их ЭК.

ЦЭК совместно с центральными архивами министерства и делопроизводственной службой участвует в проведении занятий по повышению квалификации работников делопроизводства и архивов, членов ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций.

12. ЭК и ЦЭК оказывают методическую и практическую помощь подведомственным организациям, не состоящим на учете в архивных учреждениях, по вопросам работы с документами (составление номенклатур, организация хранения и учета документов, экспертиза их ценности, составление описей дел долговременного хранения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению, и др.).

Деятельность ЭК и ЦЭК оформляется протоколами (решениями), утверждаемыми руководителем учреждения. По ряду вопросов, как говорилось выше, решения ЦЭК (ЭК) утверждаются или согласовываются с ЭПК учреждения государственной архивной службы. К ним относятся следующие: решения об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу; акты о выделении к уничтожению дел с отметкой ЭПК, акты о неисправимом повреждении и об утере дел постоянного хранения, методические пособия по экспертизе ценности и обработке дел; сводная номенклатура дел учреждения; проекты типовых и примерных номенклатур для структурных подразделений и подведомственных учреждений; предложения об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов или утвержденными ранее типовыми и примерными номенклатурами дел; предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел; перечни и описи особо ценных документов и дел; предложения о замене подлинников документов микрофильмами.

Экземпляр текста решения, принятого по каждому из этих вопросов, визируется руководителем организации и направляется в ЭПК архивного учреждения. После его утверждения ЭПК решение утверждается руководителем организации.

ЦЭК как орган центрального учреждения отрасли имеет специфические функции.

1. Методическая работа в области экспертизы является одной из важнейших функций ЦЭК. Она рассматривает и представляет на утверждение архивного учреждения проекты ведомственных перечней со сроками хранения и перечней документов, подлежащих передаче в госархивы; перечней документов, подлинники которых могут быть заменены микрофотокопиями, имеющими юридическую силу подлинников; классификаторов, примерных и типовых номенклатур, инструкций по делопроизводству и других нормативно-методических пособий (ЭК принимает участие в подготовке и рассмотрении этих пособий).

2. ЦЭК рассматривает проекты следующих документов: рекомендаций по организационным и методическим вопросам экспертизы ценности документов; списков учреждений, организаций и предприятий отрасли, документы которых подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение; типовых положений об ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций и других нормативно-методических пособий. Проекты этих документов после одобрения ЦЭК и визирования руководителем учреждения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения.

3. ЦЭК по согласованию с архивным учреждением может вынести решение о предоставлении ЭК структурных подразделений министерства (ведомства) и подведомственных ему организаций права самостоятельно уничтожать документы с истекшими сроками хранения после утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения и по личному составу за соответствующие годы. Такое решение может приниматься при условии, если имеется утвержденный ведомственный перечень документов со сроками хранения.

Таким образом, ЦЭК ведомства выполняет и функции, присущие ЭК учреждений, и функции, присущие только центральному экспертному органу ведомства.

Экспертно-методические комиссии государственных архивов с постоянным составом документов ведут работу по нескольким направлениям.

1. Экспертиза ценности документов внутри архива (рассмотрение описей после переработки и актов о выделении к уничтожению документов, определение порядка проведения экспертизы сложных фондов и комплексов фондов для обеспечения комплексной оценки документов и др.) .

2. Рассмотрение разработанных в архиве методических пособий, в том числе и по экспертизе ценности документов (перечни категорий дел постоянного срока хранения, перечни особо ценных дел и документов, рабочие инструкции и др.).

3. Работа по комплектованию госархива (изучение состава документов в учреждениях, сдающих дела в госархив; участие в разработке списков учреждений, сдающих и не сдающих материалы на государственное хранение на соответствующей территории; перечней документов, подлежащих постоянному хранению, и т.п.).

Решения ЭМК утверждаются руководством архива, но по ряду вопросов требуют утверждения и ЭПК.

В федеральных государственных архивах и центрах хранения документации, комплектующихся современными документами, организованы экспертно-проверочные комиссии. ЭПК РГА выполняет функции ЭК по работе с документами внутри архива, но в работе с учреждениями ей предоставлены права ЭПК архивного органа.

Экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) органов управления архивным делом и российских государственных архивов занимаются широким кругом вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими госархивов (в пределах своей компетенции). Для всестороннего и квалифицированного обсуждения часто весьма сложных вопросов в состав комиссии включают представителей разных профессий: юристов, экономистов, представителей научных и культурных учреждений и др. В функции ЭПК входит рассмотрение следующих документов и вопросов:

списков учреждений, организаций и предприятий, которые подлежат или не подлежат приему на государственное хранение;

перечней документов, подлежащих приему в государственные архивы;

проектов типовых и примерных номенклатур дел для учреждений, согласование конкретных номенклатур дел;

предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями; и определение сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами (с последующим внесением предложений в ЦЭПК);

описей дел постоянного хранения и по личному составу, представляемых учреждениями;

решения о комплектовании госархива документами личного происхождения;

методических пособий по вопросам экспертизы ценности и обработки документов;

согласование актов о выделении к уничтожению дел с отметкой ЭПК, об утере дел, о неисправимых повреждениях дел;

заслушивание ЭК учреждений и оказание им помощи, организация обмена опытом ЭК учреждений и обобщение этого опыта.

В функции ЭПК архивных органов входит также вынесение рекомендаций по методическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектованию госархивов; утверждение переработанных описей особо ценных дел, а также актов о выделении документов для уничтожения, составленных в государственных архивах; рассмотрение подготовленных госархивами перечней особо ценных дел и документов и др.

Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК) является высшей инстанцией по вопросам экспертизы ценности документов. ЦЭПК Росархива рассматривает эти вопросы на общефедеральном уровне.

ЦЭПК Росархива:

разрабатывает принципы комплектования АФ РФ и решает вопросы об отнесении фондов или документов к комплексу фондов общероссийского значения;

разрабатывает принципы экспертизы научной и практической ценности документов АФ РФ и определяет категории учреждений, организаций и предприятий, от которых производится прием документов в госархивы;

разрабатывает типовые перечни документов и рассматривает ведомственные перечни документов со сроками хранения;

определяет категории особо ценных и уникальных дел по предложениям федеральных министерств и ведомств, а также РГА;

определяет состав документов, подлежащих хранению в государственных архивах и архивах министерств и ведомств;

рассматривает предложения об изменении в отдельных случаях сроков ведомственного хранения документов в архивах министерств и ведомств и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, предусмотренных ведомственным перечнем, а также об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных ведомственными и типовыми перечнями;

разрешает отдельным министерствам и ведомствам, имеющим утвержденный перечень документов со сроками хранения, самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов (при условии правильно поставленного делопроизводства и хорошей организации работы по экспертизе ценности документов) ;

выносит решения по предложению министерств и ведомств о возможной замене подлинников некоторых категорий документов и дел микрофильмами.

ЦЭПК, как и все экспертные комиссии, — совещательный орган, поэтому все ее решения приобретают силу после утверждения их руководством Росархива.

Многие вопросы, рассматриваемые ЦЭПК, возникают в учреждениях: ЭК участвуют в подготовке и обсуждении проектов ведомственных перечней, типовых и примерных номенклатур, а также в разработке предложений по изменению сроков хранения документов и установлению сроков, не предусмотренных перечнем. ЦЭК рассматривают эти вопросы на уровне министерств и выносят решения о представлении разработанных проектов на согласование ЭПК РГА, которая высказывает свои мнения ЦЭПК, а ЦЭПК принимает окончательное решение (представляемое на утверждение руководству Росархива).

Объединение усилий специалистов отрасли, историков и архивистов создает условия для реальной объективной оценки документов. Ведь огромный поток документной информации затрудняет их выявление. Погоня за обобщенной информацией порой приводит к выхолащиванию ценных документов, отходящих от привычных стереотипов и содержащих информацию о новаторских начинаниях, творческих поисках, нестандартных решениях проблем. Особенно характерно содержание такой информации в документах определенных исторических периодов, связанных с различными переменами в жизни общества — политическими, экономическими, социальными, культурными. Задача экспертной службы — сохранить наиболее ценные документы из тех. что освещают ход перестройки и экономических реформ.

Важнейшим справочным пособием при работе по экспертизе ценности документов служат различные перечни документов. Перечни, утвержденные Главархивом СССР, Росархивом, являются также и нормативными документами при определении сроков хранения конкретных категорий дел и документов, т.е. указанные в них сроки хранения обязательны. Главное назначение перечней состоит в обеспечении сохранности ценных документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, и их поступлении на государственное хранение. Существуют два вида перечней документов: с указанием сроков хранения и подлежащих передаче на государственное хранение. Перечни документов по срокам хранения делятся на две группы: перечни типовых документов, называемые обычно типовые перечни, и ведомственные перечни. Перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, являются типовыми, но охватывают только документы постоянного хранения.

В типовые перечни, как правило, не включаются документы специфические, характерные для какой-то определенной отрасли народного хозяйства (например, медицинские, военные, судебные и т.п.). На основании типовых перечней министерства и ведомства разрабатывают ведомственные перечни, включающие и типовые документы, и документы, специфические для данной отрасли, т.е. охватывающие всю документацию учреждений данной отрасли от высшего органа до низовой организации. Сроки хранения типовых документов соответствуют срокам, указанным в типовых перечнях (включая отметку ЭПК). Сроки хранения специфических документов, создаваемых в результате выполнения учреждениями и предприятиями отрасли специальных отраслевых функций, определяются путем тщательного изучения состава и содержания этих документов на основе принципов и критериев экспертизы ценности документов. После прохождения всех стадий обсуждения и согласования ведомственные перечни утверждаются руководством соответствующего ведомства и ведущим учреждением государственной архивной службы.

В 1967 г. был издан “Перечень типовых документальных материалов, образующихся в процессе управленческой деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов”. Этот перечень, а также два перечня документов по личному составу (с указанием сроков хранения издания 1963 г. и подлежащих приему на госхранение издания 1976 г.) являются нормативными документами, определяющими сроки хранения документов в архивах.

Перечисленные перечни охватывают документы, образующиеся в процессе управленческой деятельности и характерные для подавляющего большинства учреждений, организаций и предприятий страны. Но во многих учреждениях и на большинстве предприятий создается также техническая документация, поэтому были изданы два типовых перечня технической документации: с указанием сроков и мест ее хранения и подлежащей приему в государственные архивы.

Для удобства пользования в 1989 г. эти перечни были доработаны и объединены в один - “Перечень типовых документов, образующихся в процессе управленческой деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения”. Этот Перечень включал две части: традиционную управленческую документацию, присущую всем управленческим аппаратам, и типовую научно-техническую документацию.

Для районных и сельских организаций были изданы другие типовые перечни: Примерный перечень типовых документальных материалов, хранящихся в районных, городских, поселковых и сельских учреждениях, предприятиях и организациях Союза ССР с указанием сроков хранения материалов; Перечень документальных материалов, образующихся в колхозах, с указанием срока хранения материалов.

Перечни документов как всякий справочник состоят из самого перечня (статей) и вспомогательного справочного аппарата. Вспомогательный справочный аппарат обычно состоит из разъяснений по применению перечня, указателя видов документов и оглавления, которое является одновременно схемой классификации статей перечня. Некоторые перечни снабжены приложениями.

Рассмотрим в качестве примера состав и методику пользования “Перечнем типовых документальных материалов, образующихся в процессе деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов” (в дальнейшем тексте — Перечень типовых документов). Методика применения Перечня не имеет принципиальных отличий от ныне действующего. Названный Перечень начинается с рекомендаций по его применению, в которых даны пояснения, как на его основе составлять ведомственный перечень и как им пользоваться в практической работе при определении сроков хранения дел, включенных в номенклатуру, и при непосредственном изучении дел при экспертизе их ценности (в Перечне даются не заголовки дел, как в номенклатурах, а названия категорий документов, сроки хранения дифференцированы по двум группам учреждений). Заканчиваются указания объяснением порядка проведения экспертизы и оформления отбора документов на хранение и уничтожение. Далее идет сам перечень категорий документов по статьям.

Статьей Перечня называется совокупность сведений об одной или нескольких категориях документов, обозначенных одним порядковым номером.

Сведения о каждой статье в Перечне обозначаются по графам. Каждая статья Перечня содержит три обязательных элемента и один дополнительный. Обязательные элементы (составные части) статьи по Перечню: порядковый номер, который является поисковым и ссылочным номером (гр. 1); название видов документов - одного (планы) или нескольких (счета, наряды и требования), или обобщенное название (материалы) (гр. 2); срок хранения (гр. 3, 4). Дополнительным элементом, присущим не каждой статье, является примечание (гр. 5).

Схема классификации Перечня производственно -отраслевая, т.е. в ее основу положены направления деятельности, характерные для большинства учреждений. Эта схема отражена в названиях разделов Перечня.

I. Руководство и контроль.

II. Организационные вопросы.

III. Планирование.

IV. Финансирование.

V. Учет и отчетность.

VI. Кадры.

VII. Труд.

VIII. Вопросы внешних сношений.

IX. Вопросы производства.

X. Вопросы строительства, реконструкции и капитального ремонта.

XI. Качество продукции, технический контроль, стандартизация.

XII. Вопросы научно-исследовательской работы.

XIII. Вопросы просвещения и образования, культурно-массовая работа.

XIV. Социально-бытовые вопросы.

XV. Правовые вопросы и арбитраж.

XVI. Материально-техническое снабжение и складское хозяйство.

XVII. Административно-хозяйственные вопросы.

XVIII. Издательство.

XIX. Делопроизводство, архив.

XX. Вопросы работы первичных профорганизаций.

Примерно такая же схема и у многих ведомственных перечней.

Схема типового Перечня дает возможность разыскать нужную статью, исходя из логических посылок. Например, в подразделении в декабре появился документ, не предусмотренный номенклатурой дел: Акт обследования организации труда районным комитетом народного контроля. Секретарь должен найти этому акту место в номенклатуре и определить срок хранения (в дальнейшем появится план мероприятий по устранению недостатков, отчет о его выполнении и другие документы, но это будет в дальнейшем, а пока у секретаря один акт).

Просмотрев классификационную схему Перечня, в разделе I “Руководство и контроль” находим подраздел 2 “Контроль” (с. 15). Здесь всего семь статей. Отмечаем (отбираем) нужную статью: “25. Материалы ревизий и обследований учреждений органами Советской власти, народного и финансового контроля”. Срок хранения — постоянный или десять лет (в зависимости от категории учреждения). Конкретный заголовок будет таким, как указан выше, лишь с небольшим уточнением: Акт обследования организации труда в отделе Кировского районного комитета народного контроля (в каком отделе — не пишется, так как название отдела указано в начале номенклатуры и на обложке дела и отражено в индексе дела).

Просматривая схему, секретарь мог бы обратить внимание и на раздел VII “Труд”, подраздел 3 “Организация и производительность труда, трудовая дисциплина” (учреждение проверяли именно по вопросу организации труда). Находим в перечне этот подраздел (с. 51). Здесь 19 статей, но в них речь идет о трудовых договорах, научной организации труда, качестве руководства, графиках производственных процессов, табелях и пр. В ст. 349 говорится об обследованиях: “Анкеты, акты обследования и переписка по вопросу применения и состояния условий труда женщин и подростков на производстве”. Но здесь конкретная и узкая тема, а в нашем документе вопрос стоит шире, да и в ст. 25 говорится именно о проверках органами народного контроля. Так что правильным было отнесение документа к ст. 25.

Как же научиться правильно находить статью? В основе схемы лежит функциональный признак. В рассмотренном примере — документ, освещающий проверку, проведенную контролирующим органом. Могла быть проверка и других сторон деятельности учреждения, но в любом случае место этого акта было бы здесь, исходя из функции контроля. Некоторые работники предпочитают искать нужную статью не по классификационной схеме, а по указателю видов документов, полагая, что это гораздо проще и надежнее. Но это ошибочное представление. Многие виды документов в указателе дают отсылку к десяткам статей. Например, планы имеют 35 разновидностей по указателю и дают отсылки к 66 статьям, постановления — 17 разновидностей, отсылки к 23 статьям, переписка — 56 разновидностей, отсылки к 258 статьям. Искать среди такого множества материалов труднее. А в приведенном примере просто нельзя найти статью по виду документа, так как статья, к которой относится наш документ, называется не акты, а материалы (понятие, включающее разные виды документов) и в указателе видов документов идет под этим названием.

В гр. 2 записаны не заголовки дел, а названия документов, часто нескольких в одной статье (с указанием либо категорий учреждений-авторов, либо вопроса) или обобщающее наименование — материалы, также с указанием вопроса. Например: постановления, протоколы, стенограммы собраний активов министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий (ст. 13); материалы по установлению производственных, научных, культурных и других связей между учреждениями (ст. 48).

В гр. 3 и 4 заносятся сведения о сроках хранения документов по категориям учреждений. I категория — учреждения, от которых материалы поступают в госархивы, II — учреждения, от которых материалы в госархив не принимаются. Сроки хранения документов одинакового названия у них разные. Такое различие сроков хранения в зависимости от категории учреждений называется дифференциацией по звеньям. Согласно Перечню в учреждениях II категории не создается документов постоянного срока хранения, в гр. 4 максимальный срок хранения — десять лет (за исключением некоторых документов по личному составу и о несчастных случаях, срок хранения которых выше).

Многие виды документов в учреждениях II категории не образуются. Так, уже упоминавшиеся материалы по установлению производственных, научных, культурных и других связей между учреждениями (ст. 48) имеют срок хранения только для учреждений II категории: в гр. 3 — постоянно, в гр. 4 — прочерк. Таких статей в Перечне немало.

В ряде случаев сроки хранения дифференцированы не только по категориям учреждений, но и по месту создания документов.

Некоторые статьи имеют примечания, конкретно указывающие, в каких учреждениях должны храниться размноженные документы.

В значительном количестве статей рядом с цифрой, обозначающей срок хранения, стоит отметка ЭПК, указывающая, что вопрос о хранении или уничтожении этих дел должен обязательно согласовываться с ЭПК архивного учреждения. Отметка ЭПК предупреждает, что такие документы могут иметь научное значение.

Почему эта статья и в соответствии с ней аналогичный заголовок в номенклатуре дел и на обложке самого дела имеют отметку ЭПК? Потому что аварии бывают разного масштаба и последствия у них разные. Если речь идет, скажем, о прорыве отопительных батарей и заливании горячей водой части продукции на складе или об аварии машин, то документы подлежат хранению такое количество лет, которое указано до отметки ЭПК. Если же документы отражают катастрофы (со взрывами, человеческими жертвами и т.п.) и если не удалось установить причину этого, такие документы отбираются на постоянное хранение, так как они могут служить материалом для исследования — и не только исторического — через много лет, возможно, обнаружатся новые факты и документы, которые заставят по-другому взглянуть на происшедшее.

Многие материалы по личному составу хранятся долго, с учетом трудового периода жизни человека. Это может оказаться необходимым для установления группы инвалидности или решения вопроса о пенсии.

Приведем пример статьи с отметкой ЭПК и указанием, какие документы этого вида отбираются на постоянное хранение:

28. Письма, жалобы и заявления рабочих и служащих, материалы по их расследованию и исполнению — ЭПК 5 лет.

При экспертизе ценности дел, указанных в ст.ст. 28, 414, 419, надо решать по каждому документу, какие из них необходимо отобрать на постоянное хранение, а какие оставить на временное. Результаты отбора должны быть зафиксированы. Это называется раскрыть при экспертизе отметку ЭПК.

Встречаются документы с отметкой ЭПК, ценность которых может быть не ясна не только в процессе делопроизводства, но и через год, а может быть, и дольше.

К таким документам надо возвращаться по истечении срока, указанного перед отметкой ЭПК, и обсуждать вопрос об их дальнейшей судьбе.

Многие материалы по личному составу имеют очень длительный срок хранения.

В Перечне есть и другая группа отметок к документам по личному составу: “75 лет-в” и “75 лет ЭПК-в» («в» означает возраст).

Если в документах стоят вопросы о внесении существенных изменений в организацию работы и производства или об устранении серьезных недостатков и злоупотреблений, то их хранят постоянно.

“75 лет - в” означает, что срок хранения исчисляется путем вычитания из числа 75 (срок активной жизни человека) возраста работника в момент увольнения или перевода.

Пример. Некий рабочий уволился из автобазы (II категория учреждений и предприятий) в 1990 г. в возрасте 30 лет. Тогда 75 - 30 = 45. Следовательно, хранить личную карточку этого работника надо еще 45 лет, так как она может потребоваться для наведения справки о стаже работы. Таким образом, 1990 + 45 = 2035 г. Карточка должна храниться до 2035 г., после чего может быть выделена для уничтожения.

Документы по личному составу имеют не только справочное значение. Многие из них представляют научно-историческую ценность как материал для изучения конкретного периода развития Советского государства. Например, планы потребности в кадрах и распределения молодых специалистов (ст.ст. 227-229), отчеты о наличии, учете и использовании кадров (ст. 233) имеют постоянный срок хранения. Большой интерес для науки представляют документы о жизни и деятельности лиц, отмеченных правительственными и ведомственными наградами (ст. ст. 275-277), о членах творческих организаций (ст. 270) и др.

Научная ценность некоторых документов зависит от категории учреждения, в котором они отложились. Например, по ст. 252 “Списки личного состава учреждений, организаций и предприятий с полными анкетными данными и сведениями о прохождении службы” в учреждениях I категории имеют постоянный срок хранения, во II категории — 75 лет.

В этих трех статьях достойными постоянного хранения считаются личные дела лиц, внесших заметный вклад в развитие науки и техники, так как документы, составляющие личное дело, смогут послужить материалом и для написания биографий ученых, и для изучения истории развития данной отрасли науки и техники.

Следует обратить внимание на дифференциацию сроков хранения документов внутри личных дел рабочих и служащих: а) заявления, анкеты, автобиографии, копии распорядительных документов о зачислении, перемещении и увольнении, копии личных документов, листки по учету кадров, характеристики, личные карточки — «75 лет ЭПК-в» (в учреждениях II категории — «75 лет-в»); б) справки с места жительства, медицинские справки и другие документы второстепенного значения — 3 года (ст. 262). Экспертизу дел с отметкой “75 лет ЭПК-в” (если они не были сразу отобраны на постоянное хранение) надо проводить по истечении 75 лет минус возраст, т.е. для каждого такого личного дела срок хранения индивидуален. Примечание к подрубрике “б” указывает на точку отсчета срока хранения этих документов: “после увольнения или перевода на другую работу”.

В Перечне имеются статьи с многоступенчатым перечислением категорий документов и довольно сложной системой примечаний. Они направлены одновременно на избавление от поглощенных документов и на сохранность первичных документов (в случае утраты сводных). Например:

77. Утвержденные планы по всем отраслям деятельности центральных и местных органов системы и материалы к ним.

При составлении примечаний к ст. 77 применен критерий степени полноты фонда (или степени его сохранности), т.е. предусматривается замена отсутствующего ценного документа набором поглощенных им документов. Такой способ восполнения содержания важного документа встретится в этом Перечне не один раз, в том числе в форме ссылки на ст. 77:

1) при отсутствии годовых — постоянно.

2) при отсутствии годовых — 10 лет.

3) при отсутствии годовых и квартальных — постоянно.

4) при отсутствии годовых и квартальных — 10 лет.

Приведенные различные примечания, разъясняющие, как оценивать документы при тех или иных условиях, являются типовыми и на них делаются ссылки в других статьях. На примечание к ст. 4 (“содержащие указания о деятельности данного учреждения — пост .”) даются ссылки на ст.ст. 6, 7, 9 — 12 и др. (т.е. к этим статьям применяется то же примечание); на примечание к ст. 29 (“после замены новыми”) ссылаются на ст.ст. 31 — 34, 41, 383 и др.; на примечание к ст. 77 (“при отсутствии годовых — пост .”) — ссылки на ст. ст. 83, 86 и др., встречаются ссылки и на другие статьи. Всего в Перечне 1141 статья.

Перечень имеет два приложения: № 1 — Типовое положение об архиве учреждения (с. 148 — 151), № 2 — Типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения (с. 152 — 154). Эти типовые положения оказывают помощь учреждениям в организации работы архива и экспертной комиссии.

Наряду с Перечнем типовых документов для разработки ведомственных перечней и номенклатур дел, а также для определения сроков хранения конкретных дел и документов может использоваться Перечень документальных материалов со сроками хранения до пяти лет, подлежащих уничтожению без утверждения архивными учреждениями. В нем приводится полный состав документации кратковременного срока хранения. Для документов, внесенных в оба перечня, сроки хранения согласованы.

Перечень документальных материалов со сроками хранения до пяти лет также построен по производственно-отраслевой схеме, очень близкой по составу разделов и последовательности их расположения к Перечню типовых документов (в нем больше разделов, подразделов и рубрик). Этот Перечень также состоит из указаний по его применению, самого перечня, указателя видов документов, оглавления и одного приложения.

В указаниях достаточно подробно рассказывается не только как пользоваться Перечнем, но и о задачах экспертизы, об организации работы экспертных комиссий учреждения, о порядке оформления результатов отбора документов к уничтожению, но и даны методические указания, как решать вопрос об отборе на уничтожение документов в отдельных конкретных случаях. В частности, обращено внимание членов ЭК на то, что отбирать для уничтожения копии приказов руководителя можно только в том случае, если имеется подлинник и один экземпляр копий. В указаниях отмечено, что уничтожать документы, включенные в акт, можно только после утверждения описей дел постоянного и долговременного хранения за эти годы и подчеркивается ответственность руководителей учреждений за сохранность материалов, имеющих научно-историческое и практическое значение.

Статьи этого Перечня заносятся в таблицу, состоящую из трех граф: “№ п/п”; “наименование категорий документальных материалов”; “срок хранения”.

Одна из особенностей этого Перечня — отсутствие дифференциации сроков хранения по категориям учреждений. Поскольку в Перечень включены документы только текущей оперативной деятельности, срок их ценности одинаков и в министерстве, и в низовой конторе. Примечания в Перечне даются в подстрочной форме. Характер их разнообразен. Например, примечание, указывающее на различные сроки хранения в зависимости от места, где отложились документы:

12 Кассовые планы: а) годовые, квартальные - 3 года.

Примечание, указывающее на различную оценку аналогичных документов, в зависимости от дополнительных условий:

1162 Договоры на организацию и проведение концертов

и спектаклей - не менее 3 лет.

Имеются и другие варианты примечаний. Все они указывают на то, что даже к документам кратких сроков хранения нельзя подходить формально и что среди массы документов оперативного характера могут быть документы, представляющие научную, народнохозяйственную, культурную или иную ценность. Перечень охватывает 1301 статью (больше чем в Перечне типовых документов).

Для обеспечения поступления на государственное хранение полноценных комплектов документов в 60-х годах Главархив СССР начал (с привлечением работников других архивных учреждений) разработку Перечня документов, подлежащих приему в государственные архивы. В 1965-1969 гг. было издано четыре выпуска. Работа по созданию единого перечня, охватывающего все категории документов, подлежащих отбору на государственное хранение, продолжалась, а в 1975 г. вышел в свет Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. Основным его разработчиком стал ВНИИДАД, а предложения готовили многие архивные учреждения страны, ряд центральных ведомственных архивов, МГИАИ. Предшествующие четыре выпуска утратили силу.

Перечень документов, подлежащих приему в госархивы, состоит из указаний по его применению, самого перечня, включающего 1379 статей, указателя видов документов и оглавления, отражающего схему построения Перечня. В Перечне пять разделов: I. Государственная власть (40 статей); II. Управление (360 статей); III. Юстиция (72 статьи); IV. Народное хозяйство (478 статей); V. Социально-культурное строительство (429 статей).

Статьи Перечня заносятся в таблицу, состоящую из трех граф: “№ п/п (номер статьи )”, “наименование категорий документов”, “примечания”. Графы “срок хранения” нет, так как все документы постоянного хранения.

Как отмечено в указаниях по применению Перечня, основная его задача — установить виды, разновидности и группы документов, прием и хранение которых в госархивах СССР являются обязательными.

В Перечне часто употребляется обобщающий термин — материалы, который включает планы, справки, отчеты, докладные записки, ведомости, сведения, обзоры и др. При отборе на хранение материалов по какому-либо вопросу надо применять критерии поглощенности, дублетности и др., т.е. если имеется несколько дел по одному вопросу, отбираются те, которые наиболее полно отражают этот вопрос.

Особенностью Перечня является содержание графы “примечание”. В ней указываются фонды, в составе которых принимаются документы. Ранее отмечалось, что в процессе делопроизводства создается много дублетных документов, причем иногда два экземпляра одного и того же документа согласно перечням имеют постоянный срок хранения. В этом Перечне в каждой статье указано, из какого источника комплектования должны приниматься документы, а в ряде случаев предусматривается прием из двух (и даже трех) источников. Это делается с целью гарантировать сохранность наиболее важных материалов от возможных случайностей и обеспечить их наилучшее использование.

Рассмотрим несколько примеров указаний, данных в примечании. Примечания, определяющие источники комплектования: ст. 3 “Сводные материалы об образовании и составе избирательных комиссий, избирательных округов, избирательных участков”. Примечание: “Подлежат приему в составе фондов союзных, республиканских и местных органов государственной власти”. На это примечание делаются отсылки к другим статьям, в том числе: к ст. 27 — “Предложения и заявления граждан по улучшению работы местных Советов народных депутатов”; ст. 32 — “Материалы о перенесении из отчуждаемых зон населенных пунктов памятников истории и культуры” и др.; ст. 114 — “Проекты перспективных финансовых планов ...”. Примечание: “Подлежат приему в составе фондов центральных, республиканских и местных плановых органов”. На это примечание даются отсылки к другим статьям, содержащим материалы по проектам перспективных планов других видов (ст.ст. 116, 117, 120,122).

Некоторые документы подлежат приему из двух источников: фондов плановых органов и фондов ведомств, разработавших их. Такой же неоднозначный подход и к статистическим материалам. Большая часть их поступает в госархивы в составе фондов статистических органов. Здесь итоговые и первичные материалы переписей (ст. 165), сводные годовые отчеты по отраслям народного хозяйства и культуры, разработочные таблицы (ст.ст. 169, 170, 172-174), ряд других документов, имеющих общегосударственное значение по разным отраслям народного хозяйства (ст.ст. 179-186, 188-194). Некоторые группы материалов статистического учета подлежат приему как в составе фондов статистических органов, так и в составе фондов союзных и республиканских ведомств. В их числе — итоговые и первичные материалы единовременных выборочных обследований (ст. 166) и др.

Из пяти статей материалов по контролю в четырех предусматривается прием документов как в составе фондов учреждений, производивших проверку, так и в составе фондов проверяемых учреждений. Это — материалы по проверке выполнения законов и распорядительных документов органов власти и управления, руководителей ведомств, учреждений, организаций, предприятий (ст.ст. 91, 92 и др.). Статья 95 “Письма, жалобы и заявления рабочих и служащих, касающиеся улучшения работы учреждений, и материалы произведенных по ним расследований” предусматривает прием документов из одного источника: “Подлежат приему в составе фондов учреждений, проводивших расследование, если ставят вопросы о внесении существенных изменений в организацию работы и производства или способствуют устранению серьезных недостатков и злоупотреблений”. В составе двух фондов (учреждений-авторов и адресатов) поступают доклады и обзоры центральных и местных органов отрасли, представляемые в вышестоящие учреждения (ст. 69), и переписка руководителей с партийными, советскими и вышестоящими учреждениями по основным вопросам деятельности (ст. 56); материалы, связанные с перспективным планированием (ст.ст. 97, 107, 118, 142, 146-148) и с отчетностью (ст.ст. 199, 201, 202).

Утвержденные штатные расписания принимаются даже в составе трех фондов: учреждения, для которого разработаны расписания; органов, утвердивших их, и финансовых органов (ст. 71). Объединяет эти группы одна особенность примечаний: “в процессе экспертизы могут быть выделены к уничтожению худшие экземпляры”, т.е. эти документы не предполагается хранить в двух экземплярах. Их принимают в госархив в разных фондах, чтобы, сличив, определить, какой экземпляр отобрать на постоянное хранение.

Такой способ отбора дает гарантию, что ценный документ и именно лучший его экземпляр останется на государственном хранении, а в каком фонде — это решит госархив.

Отбор дублетных экземпляров может быть проведен работниками госархива и в стенах ведомственного архива, исходя из тех же посылок. И если документ постоянного срока хранения (по Перечню) не принят на государственное хранение, ЭК учреждения решает вопрос о сроке его хранения в ведомственном архиве.

Отбор лучших экземпляров производится, как правило, в том случае, если оба учреждения передают документы в один архив. Если же вышестоящий орган находится в столице, а подведомственная организация — на периферии (промышленное предприятие, совхоз или вуз) и свои материалы будет передавать в областной архив, то указанные документы поступают на государственное хранение в составе двух фондов в разные архивы.

Рассмотренные перечни охватывают основную типовую документацию, создаваемую в процессе управленческой деятельности большинства учреждений, организаций, предприятий. Но в процессе производственной деятельности создается специфическая, а также техническая документация. Специфическая документация отражена в ведомственных перечнях. Ознакомимся кратко с перечнями технических документов.

Примерный Перечень технических документальных материалов с указанием сроков и мест их хранения включает техническую документацию, созданную проектными организациями в области капитального строительства, а также конструкторско-технологическими организациями и предприятиями, имеющими конструкторские бюро, в области промышленного производства. Проектная документация создается в нескольких экземплярах и хранится в разных организациях. Перечень определяет сроки хранения проектной документации в каждой организации в зависимости от характера связи этой организации с проектом. Проект сооружения (моста, промышленного комплекса и т.п.) имеет следующие сроки хранения: в фонде проектирующей организации — постоянно; в фонде утверждающей организации — в зависимости от значения сооружения; в организации, занимающейся эксплуатацией объекта, проект хранится весь период эксплуатации и еще небольшой отрезок времени.

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственный архив РФ, внес некоторые коррективы в Перечень технических документов, аннулировав ряд статей и изменив сроки хранения по некоторым другим статьям. В Методических указаниях по отбору научно-технической документации в государственные архивы, которыми открывается Перечень, определено, что именно является научно-технической документацией, от каких организаций поступает документация в Российский государственный научно-технический архив (РГНТА) и в какие сроки, а также даны подробные указания о порядке отбора документов на государственное хранение.

Ведомственные перечни разрабатываются, как правило, группой специалистов отрасли, рассматриваются ЦЭК (или ЭК) министерства, потом проект рассылается по учреждениям системы, дорабатывается и снова обсуждается на ЦЭК. После одобрения ЦЭК его визирует руководитель ведомства и проект направляется в ЦЭПК. После одобрения проекта ЦЭПК перечень утверждается руководителями двух ведомств — составившего проект и АФ РФ.

Закончив рассмотрение перечней документов, следует еще раз отметить, что главное назначение перечней — сохранить для ближайшего будущего и грядущих поколений ценные документы нашего времени и обеспечить комплектование ими АФ РФ. Другое их назначение — оградить государственные архивы от дублетных, поглощенных и малоценных документов. Третье назначение — дать работникам архивов и учреждений инструмент, помогающий при составлении номенклатур и непосредственной экспертизе документов. Кроме инструментов (перечней), эксперт должен владеть методологией экспертизы. Содержание документов столь разнообразно, что уложить его в рамки перечней не всегда возможно и об этом напоминают многочисленные отметки ЭПК. Поэтому экспертиза ценности документов не должна проводиться формально.

В результате работы ЭК документы подразделяются на три группы:

1) предназначенные для архивного хранения;

2) подлежащие уничтожению;

3) необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

1) документы в деле необходимо разложить в хронологическом порядке;

2) произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом;

3) подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

4) переплести дело;

5) дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы: по личному составу предприятия; по основной деятельности.

Опись - учетный документ, основной вид научно-справочного аппарата архива, обеспечивающий оперативный поиск документов.