Организация работы с документами. Делопроизводство на компьютере - Составление номенклатуры дел

Составление номенклатуры дел.

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета.

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки.

Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, или архивистом предприятия.

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

1) название вида документов;

2) краткое содержание;

3) дата (период), к которому относятся документы дела;

4) слово «копии», если дело сформировано из копий документов.

Делом является совокупность документов (в отдельных случаях - документ), сформированных по какому-либо признаку и помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.